Czy Platforma KSeF i Platforma Elektronicznego Fakturowania to to samo?
Wraz z rosnącą cyfryzacją procesów gospodarczych w Polsce pojawiają się nowe systemy wspierające obrót dokumentami elektronicznymi. Dwa kluczowe narzędzia w tej dziedzinie to Platforma Elektronicznego Fakturowania i Krajowy System e-Faktur. Chociaż obie platformy dotyczą faktur ustrukturyzowanych, ich cele, zakres działania i docelowi użytkownicy istotnie się różnią. KSeF i PEF to bowiem dwa odrębne systemy informatyczne, które nie są ze sobą połączone. KSeF ma objąć cały sektor przedsiębiorstw w Polsce, natomiast PEF dotyczy wyłącznie zamówień publicznych. Warto śledzić zmiany legislacyjne dotyczące KSeF, ponieważ przepisy mogą jeszcze ewoluować. Jednocześnie przedsiębiorcy zaangażowani w zamówienia publiczne muszą pamiętać, że korzystanie z PEF jest obowiązkowe już od kilku lat. Oba systemy wspierają cyfryzację, jednak tak jak wskazaliśmy - różnią się zakresem i adresatami. W przyszłości możliwa jest integracja obu platform, co mogłoby ułatwić przepływ danych między nimi, jednak na razie funkcjonują one oddzielnie.
Wraz z wprowadzeniem w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur, obowiązkowego dla niektórych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych – od 1 kwietnia 2026 roku, pojawiło się zamieszanie związane z terminem faktury ustrukturyzowanej, używanym w kontekście dwóch różnych systemów: KSeF i działającej od 2019 roku Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). W dzisiejszym artykule wyjaśniamy czym różnią się te dwa systemy, jakie są ich funkcje oraz czy mogą zostać zintegrowane w przyszłości.
Czym jest KSeF, a czym PEF?
Po pierwsze, KSeF to system stworzony przez Ministerstwo Finansów w celu obsługi faktur ustrukturyzowanych. Jego głównym przeznaczeniem jest obowiązkowe korzystanie i wdrożenie go przez wszystkich przedsiębiorców w Polsce prowadzących działalność gospodarczą zgodnie z przepisami ustawy o VAT i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.
KSeF będzie zatem wspierał proces fakturowania w ramach całej gospodarki krajowej, a także korzystał z nowego, ustandaryzowanego formatu faktur ustrukturyzowanych. Podstawę prawną stanowi decyzja wykonawcza Rady Unii Europejskiej z 17 czerwca 2022 roku, która umożliwiła Polsce wprowadzenie systemu KSeF. Przy czym po ostatnich zmianach, obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany stopniowo:
Od 1 lutego 2026 r. obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 r. (wraz z podatkiem) przekroczy 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. system będzie obowiązywał również pozostałych przedsiębiorców.
Jego podstawowym zadaniem jest centralizacja i kontrola faktur ustrukturyzowanych w celu minimalizacji oszustw podatkowych, automatyzacji księgowości, skrócenia czasu zwrotu VAT (do 40 dni), a także ujednolicenia obiegu dokumentów.
Natomiast druga z wymienionych opcji, czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) - to system zaprojektowany dla obsługi faktur związanych z zamówieniami publicznymi. Jest obowiązkowy od sierpnia 2019 roku dla:
Urzędów państwowych i samorządowych.
Przedsiębiorców realizujących zamówienia publiczne, takie jak dostawy, usługi czy prace budowlane.
Dokładnie został on wprowadzony 18 kwietnia 2019 r. (dla zamówień publicznych powyżej 30 tys. EUR), a następnie 1 sierpnia 2019 r. (dla wszystkich zamówień publicznych). PEF obsługuje przy tym nie tylko faktury ustrukturyzowane, ale również inne dokumenty, np. awizo dostawy, potwierdzenie odbioru czy noty księgowe. Podstawę prawną dla PEF stanowią dyrektywa 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, a także polska ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
PEF obsługuje wymianę dokumentów elektronicznych wyłącznie w zamówieniach publicznych, takich jak: zamówienia, faktury ustrukturyzowane, potwierdzenia odbioru, awiza dostawy. Jego podstawowym celem jest zaś ułatwienie wymiany dokumentów między zamawiającymi (instytucje publiczne) a wykonawcami. Podstawowe funkcje PEF obejmują przy tym wymianę dokumentów ustrukturyzowanych (faktur, not księgowych, potwierdzeń odbioru), a usługa realizowana jest przez dwóch brokerów: Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert.
Choć oba systemy wykorzystują termin ,,faktura ustrukturyzowana”, różnią się celami, funkcjonalnościami i grupami użytkowników. Przedsiębiorcy w obecnym stanie prawnym powinni dostosować swoje procesy zarówno do wymogów KSeF, jak i PEF, jeśli realizują zamówienia publiczne.
Czy KSeF jest częścią PEF?
Z uwagi na obecność tych dwóch systemów często pojawiało się pytanie: Czy KSeF jest zatem albo czy będzie częścią PEF? Odpowiedź brzmi: Nie. KSeF i PEF to dwa odrębne systemy informatyczne, różniące się określonymi elementami. Przede wszystkim, dotyczą one zakresu użytkowników. KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od sektora działalności. PEF dotyczy zamówień publicznych, a jego użytkownikami są wyłącznie jednostki administracji publicznej i kontrahenci realizujący zamówienia publiczne.
Kolejne różnice dotyczą zakresu funkcji. KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. Natomiast, PEF obsługuje szeroki zakres dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych. Co więcej, KSeF wykorzystuje standard zgodny z nowymi wymogami faktury (schemą) wyznaczoną przez Ministerstwo Finansów. PEF korzysta zaś z normy unijnej EN 16931 dla zamówień publicznych.
Czy KSeF i PEF mogą zostać zintegrowane?
Kolejnym pytaniem, które także często jest zadawane w praktyce jest to, czy KSeF i PEF mogą zostać ze sobą w jakiś sposób zintegrowane po wprowadzeniu w życie Krajowego Systemu e-Faktur? Tutaj należy wskazać, że na obecnym etapie KSeF i PEF działają niezależnie, jednak prace legislacyjne nad KSeF wciąż trwają. Ministerstwo Finansów nie wskazało jednak wprost, że w 2026 roku może dojść do integracji obu systemów, jednakże to na pewno uprościłoby procesy administracyjne dla przedsiębiorców realizujących zamówienia publiczne.
KSeF a PEF
Wskazania wymaga, że wraz z rosnącą cyfryzacją procesów gospodarczych w Polsce pojawiają się nowe systemy wspierające obrót dokumentami elektronicznymi. Dwa kluczowe narzędzia w tej dziedzinie to wspominana przez nas Platforma Elektronicznego Fakturowania i Krajowy System e-Faktur. Chociaż obie platformy dotyczą faktur ustrukturyzowanych, ich cele, zakres działania i docelowi użytkownicy istotnie się różnią.
KSeF i PEF to bowiem dwa odrębne systemy informatyczne, które nie są ze sobą połączone. KSeF ma objąć cały sektor przedsiębiorstw w Polsce, natomiast PEF dotyczy wyłącznie zamówień publicznych. Ważne jest, by przedsiębiorcy rozumieli te różnice, aby skutecznie dostosować swoje procesy do nowych wymogów prawnych.
Warto śledzić zmiany legislacyjne dotyczące KSeF, ponieważ przepisy mogą jeszcze ewoluować. Jednocześnie przedsiębiorcy zaangażowani w zamówienia publiczne muszą pamiętać, że korzystanie z PEF jest obowiązkowe już od kilku lat. Oba systemy wspierają cyfryzację, jednak tak jak wskazaliśmy - różnią się zakresem i adresatami. W przyszłości możliwa jest integracja obu platform, co mogłoby ułatwić przepływ danych między nimi, jednak na razie funkcjonują one oddzielnie. Na ten moment brakuje jednakże jednoznacznych deklaracji ze strony rządzących w tej kwestii.
