Czym jest faktura elektroniczna
Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument, który stanowi dowód dokonania transakcji sprzedaży w obrocie gospodarczym, przesyłany, przechowywany i archiwizowany w formie elektronicznej. Faktura elektroniczna w formacie PDF czy też CSV albo skanu to popularna forma dokumentacji transakcji w obrocie gospodarczym, jednak przyszłość należy do faktur ustrukturyzowanych. Dzięki systemowi KSeF przedsiębiorcy zyskują narzędzie pozwalające na pełną automatyzację i usprawnienie procesów księgowych. W Polsce z uwagi na wprowadzenie systemu Krajowego Systemu e-Faktur faktury muszą być wystawiane w specjalnym formacie XML, który zapewnia pełną automatyzację obiegu dokumentów oraz większą kontrolę nad obiegiem podatkowym. Zaletą faktur elektronicznych jest ich szybkość, bezpieczeństwo i oszczędność kosztów, choć ich wprowadzenie wiąże się z koniecznością zakupu odpowiedniego oprogramowania oraz zapewnienia adekwatnej infrastruktury IT.
E-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonują w polskim obiegu prawnym od 1 stycznia 2022 r. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne – podatnicy mogą decydować, czy chcą wystawiać faktury w tej formie. Jednak w przyszłości, zgodnie z planami ustawodawcy, system KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników. Czym jest zatem faktura elektroniczna, czym jest faktura ustrukturyzowana, dla kogo będą one obowiązkowe i od kiedy?
Faktura elektroniczna i ustrukturyzowana FA(3)?
Faktura elektroniczna to e-faktura stosowana w obrocie gospodarczym, która zapisana jest w rożnych formatach takich jak PDF, CSV czy też XML (albo po prostu w formie skanu faktury papierowej). Natomiast w systemie Krajowego Systemu e-Faktur obecna jest faktura ustrukturyzowana, czyli dokument wystawiany i przesyłany w formacie XML za pośrednictwem KSeF. Jest to jednolity standard fakturowania, którego kluczowym elementem jest przypisanie każdej fakturze unikalnego numeru identyfikacyjnego w systemie.
System KSeF został wprowadzony w celu ujednolicenia zasad wystawiania i przechowywania faktur, poprawy bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, a także zwiększenia automatyzacji procesów księgowych. Jedynym dopuszczalnym formatem w tym systemie będą pliki XML. Nie będzie można do niego przesyłać faktur elektronicznych np. w formacie PDF, bowiem faktury ustrukturyzowane muszą spełniać odpowiednie warunki wskazane w przepisach.
Jej treść opiera się na jednolitej strukturze logicznej, która została opracowana w celu standaryzacji i uproszczenia procesów fakturowania oraz wymiany danych między przedsiębiorstwami. Każda faktura przesłana do systemu KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF, który automatycznie ją identyfikuje. Numer ten znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją, ponieważ pozwala na łatwe odnalezienie konkretnej faktury w systemie.
Wzór oraz szczegółowa struktura faktury ustrukturyzowanej są dostępne w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE), które można znaleźć na platformie ePUAP. Przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania mogą korzystać z tego repozytorium, aby dostosować swoje systemy do wymagań KSeF. W listopadzie 2024 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło do konsultacji nową strukturę logiczną faktury FA(3), która uwzględnia postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców oraz dostawców oprogramowania.
Projekt tej schemy obejmuje m.in. modyfikację wskazywania terminu płatności – uproszczono w niej sposób deklarowania terminów płatności w fakturach. Dodano przy tym obowiązek oznaczania faktur dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) w celu zapewnienia lepszego dostępu do dokumentów ich podmiotom podległym. Nadto, nowy węzeł „Załącznik” umożliwia dołączanie dodatkowych informacji (np. szczegółowego rozliczenia zużycia energii lub usług telekomunikacyjnych), co odpowiada potrzebom specyficznych branż. W ramach projektu wprowadzono również przypisywanie uprawnień do KSeF na poziomie pracowników, co zwiększa elastyczność w zarządzaniu dokumentami.
Od kiedy fakturowanie w KSeF będzie obowiązkowe?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany stopniowo:
Od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców, tj. podmiotów, które w poprzednim roku osiągnęły przychody przekraczające 200 mln złotych.
Od 1 kwietnia 2026 r. Obowiązek ten obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym mikro (choć tu przy spełnieniu określonych wymogów przewidziano odroczenie tego obowiązku), małe i średnie przedsiębiorstwa, niezależnie od wysokości ich obrotów.
Polska wpisuje się w szerszy trend europejski, w którym kraje takie jak Niemcy, Belgia czy Francja również planują wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania w latach 2025–2026. Harmonizacja tego procesu ma na celu zwiększenie przejrzystości transakcji i ograniczenie nadużyć podatkowych.
Kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników VAT zarejestrowanych w Polsce, którzy wystawiają faktury VAT, niezależnie od formy prowadzonej działalności. Obejmuje to dużych, małych i średnich przedsiębiorców oraz mikroprzedsiębiorców. Dodatkowo KSeF będzie obowiązywał w transakcjach między przedsiębiorcami (B2B), w części transakcji B2G (Business to Government), a z czasem może objąć również inne obszary fakturowania. Od momentu pełnego wdrożenia KSeF, podatnicy będą mieli możliwość dobrowolnego korzystania z systemu również w celu wystawiania faktur dla osób prywatnych (konsumentów nieprowadzących działalności gospodarczej).
Wymóg techniczny dostępu do KSeF może być utrudnieniem dla niektórych konsumentów, którzy nie korzystają z cyfrowych metod odbierania dokumentów. Dla podatnika dobrowolne stosowanie KSeF w B2C wymaga zapewnienia kompatybilności systemów fakturowych oraz obsługi dodatkowego procesu przekazywania faktur.
Kary za brak wystawienia faktury w KSeF
Choć system KSeF obecnie działa na zasadzie dobrowolności, w momencie wprowadzenia jego obligatoryjności przewidziano wysokie kary finansowe za nieprzestrzeganie przepisów.
100% wysokości podatku – to maksymalna kara za wystawienie faktury z podatkiem poza systemem KSeF.
Do 18,7% kwoty należności ogółem – to natomiast kara za wystawienie faktury bez podatku poza KSeF.
Kary mają być dotkliwe, co ma na celu zachęcenie podatników do terminowego dostosowania się do nowych zasad.
Okres przejściowy i ryzyko kar
W okresie przejściowym, kiedy korzystanie z KSeF jest dobrowolne, kary ustawowe nie będą jeszcze obowiązywać. Jednak alternatywnie podatnicy powinni pamiętać, że brak zgodności z przepisami może prowadzić do odpowiedzialności na gruncie kodeksu karnego skarbowego, jeśli wystąpią nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych.
Podsumowanie
Faktury ustrukturyzowane wystawiane w systemie KSeF to krok w kierunku cyfryzacji i automatyzacji polskiego systemu podatkowego. Choć obecnie korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne, w przyszłości stanie się ono obowiązkowe, a niedostosowanie się do nowych przepisów będzie surowo karane. Przedsiębiorcy powinni już teraz zacząć przygotowywać swoje systemy i procedury do korzystania z KSeF, aby uniknąć problemów w momencie wprowadzenia obligatoryjności systemu. KSeF to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa procesów fakturowania w firmach.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania, w tym dostosowania oprogramowania księgowego do wymogów systemu (obsługa formatu XML, integracja z KSeF przez API), przeszkolenia pracowników w zakresie nowych zasad wystawiania i odbierania faktur, a także sprawdzenia infrastruktury IT, w szczególności dla dużych podmiotów, które jako pierwsze będą musiały spełnić wymogi KSeF.
