Dla kogo KSeF jest obowiązkowy, a dla kogo dobrowolny
Od 1 kwietnia 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Obowiązek ten dotyczy czynnych podatników VAT – wystawiających faktury dokumentujące krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) i organów publicznych (B2G); a także podatników zwolnionych z VAT – w zakresie dokumentowania czynności, które wymagają wystawienia faktur zgodnie z ustawą o VAT, np. sprzedaży usług zwolnionych z VAT. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie obejmuje określonych przypadków. Wyłączenia te dotyczą sytuacji związanych z profilem działalności podatnika, miejscem prowadzenia działalności gospodarczej oraz specyficznymi transakcjami. W czasie od 1 kwietnia 2026 roku do 30 września 2026 roku mikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać z wyłączenia z obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pod warunkiem spełnienia określonych warunków.
Od 1 kwietnia 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Obowiązek ten dotyczy:
Czynnych podatników VAT – wystawiających faktury dokumentujące krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) i organów publicznych (B2G).
Podatników zwolnionych z VAT – w zakresie dokumentowania czynności, które wymagają wystawienia faktur zgodnie z ustawą o VAT, np. sprzedaży usług zwolnionych z VAT.
Jakie transakcje obowiązkowo obejmie KSeF?
Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie transakcje podlegające w Polsce opodatkowaniu VAT, w tym krajowe dostawy towarów, krajowe świadczenie usług, transakcje między przedsiębiorcami (B2B), a także transakcje na rzecz organów publicznych (B2G).
Wyłączenia z obowiązku korzystania z KSeF
Ponadto, nie wszyscy podatnicy będą zobowiązani do stosowania KSeF. Zgodnie z dodanym art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie obejmuje określonych przypadków. Wyłączenia te dotyczą sytuacji związanych z profilem działalności podatnika, miejscem prowadzenia działalności gospodarczej oraz specyficznymi transakcjami.
Wyłączenia obejmują dokładnie:
Podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, jeśli:
Nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale to miejsce nie jest związane z transakcjami, które wymagają wystawienia faktur.
Podatników korzystających z procedur szczególnych, tj.:
Podmioty z siedzibą poza UE, świadczące usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowane w Polsce dla procedury nieunijnej (OSS).
Podmioty zarejestrowane w Polsce dla procedur szczególnych dotyczących międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
Podmioty zarejestrowane do procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS).
Faktury wystawiane na rzecz konsumentów indywidualnych (B2C) – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.
Dostawy lub usługi, dla których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF:
Przypadki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów, np. dostawy dokumentowane w inny sposób.
Dobrowolne korzystanie z KSeF
Wskazania wymaga też, że do momentu, gdy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe (tj. przed 1 lutego 2026 roku lub 1 kwietnia 2026 r.), podatnicy mogą korzystać z systemu dobrowolnie. Dobrowolne korzystanie jest szczególnie korzystne, gdy np. ułatwia obieg dokumentów księgowych między kontrahentami, skraca czas wystawiania i przesyłania faktur, a także upraszcza procedury związane z dokumentacją VAT, jak i daje możliwość przetestowania działania sytemu i przygotowania się do jego prawidłowego wprowadzenia.
Wdrożenie KSeF już teraz może się wiązać z szeregiem różnego rodzaju korzyści. Jedną z nich jest przejrzystość finansowa i podatkowa. KSeF ogranicza możliwość wystawiania nieprawidłowych faktur, co zwiększa bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorców. Automatyczne przesyłanie faktur do centralnej bazy zmniejsza zaś ryzyko pomyłek. Po drugie, jest to automatyzacja procesów. Integracja i zespolenie KSeF z systemami księgowymi pozwala na automatyczne przetwarzanie faktur, redukując ręczną pracę i koszty operacyjne. Szybsze wystawianie i odbieranie faktur przyspiesza natomiast procesy księgowe, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku e-biznesu.
Po trzecie, to możliwość lepszej analizy danych. Centralizacja danych w KSeF umożliwia łatwiejszy dostęp do informacji finansowych, co pozwala na lepsze zarządzanie finansami i planowanie strategiczne. Wreszcie, istnieją z tego tytułu różnego rodzaju korzyści podatkowe. Firmy korzystające z KSeF mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT, co może poprawić płynność finansową.
Zasady korzystania z KSeF
W kwestii wystawiania faktur podkreślenia wymaga też, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. W zakresie otrzymania faktury trzeba zaś wiedzieć, iż jeśli nabywca jest zobowiązany do korzystania z KSeF, faktura zostaje uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie. Jeśli natomiast nabywca nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF (np. konsument), za datę otrzymania faktury uznaje się dzień jej faktycznego dostarczenia.
Odroczenie obowiązku stosowania KSeF dla mikroprzedsiębiorców
Nadto, w okresie od 1 kwietnia 2026 roku do 30 września 2026 roku mikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać z wyłączenia z obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pod warunkiem spełnienia następujących kryteriów:
- Wartość pojedynczej faktury nie przekracza 450 zł (lub równowartości w walucie obcej), co oznacza, że faktura jest uznawana za fakturę uproszczoną.
- Łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
Odroczenie to ma na celu wsparcie najmniejszych przedsiębiorców, którzy mogą mieć ograniczone zasoby techniczne i finansowe, aby wdrożyć i obsługiwać system KSeF. Pozwala to na płynniejsze przystosowanie się do nowego obowiązku wprowadzanego w Polsce.
W okresie odroczenia mikroprzedsiębiorcy będą mogli nadal stosować dotychczasowe metody wystawiania faktur, np. w formie papierowej lub za pomocą programów księgowych, które nie są zintegrowane z KSeF. Po zakończeniu okresu odroczenia (tj. od 1 października 2026 roku) korzystanie z KSeF stanie się dla nich obowiązkowe.
Dla kogo obowiązek, dla kogo opcja?
KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT od 1 kwietnia 2026 roku, z wyjątkiem podmiotów bez siedziby lub miejsca prowadzenia działalności w Polsce, podatników korzystających z procedur szczególnych, oraz transakcji B2C. Do tego czasu korzystanie z systemu pozostaje dobrowolne (z pewnymi wyjątkami od 1 lutego 2026 roku, kiedy to dla części podatników stanie się to obowiązkowe), dając podatnikom możliwość wcześniejszego przystosowania się do nowych regulacji. Trzeba przy tym jeszcze pamiętać, że w czasie od 1 kwietnia 2026 roku do 30 września 2026 roku mikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać z wyłączenia z obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pod warunkiem spełnienia określonych warunków wskazanych w przepisach.
