Jak przechowywana jest faktura elektroniczna w KSeF
Przechowywanie faktur w KSeF to element szerszego procesu digitalizacji administracji skarbowej w Polsce. KSeF zapewnia wygodny, bezpieczny i zgodny z prawem sposób archiwizowania faktur przez 10 lat. Po tym okresie przedsiębiorcy muszą zadbać o samodzielne przechowywanie dokumentów w sytuacjach wymagających dłuższego czasu archiwizacji, np. w przypadku środków trwałych lub zobowiązań podatkowych o przedłużonym terminie przedawnienia. Wprowadzenie tego systemu ma nie tylko uprościć procesy księgowe, ale także zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo transakcji gospodarczych. KSeF rewolucjonizuje zatem sposób przechowywania faktur, oferując przedsiębiorcom centralny system archiwizacji na 10 lat. Dzięki KSeF przedsiębiorcy zyskują uproszczoną i tańszą obsługę faktur, ale powinni pamiętać o odpowiedzialności za przechowywanie dokumentów po zakończeniu archiwizacji w systemie. W kontekście faktur umieszczanych w KSeF warto pamiętać natomiast o rozróżnieniu pojęć ,,faktura elektroniczna” i ,,faktura ustrukturyzowana”.
Krajowy System e-Faktur stanowi narzędzie teleinformatyczne, które wprowadza nowy standard fakturowania elektronicznego w Polsce. System zapewnia wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, gwarantując przy tym ich autentyczność, integralność treści oraz czytelność. Od 2026 roku KSeF stanie się dla wielu przedsiębiorców obowiązkowym sposobem wystawiania faktur VAT. Z systemem KSeF powiązane są regulacje dotyczące przechowywania faktur w ramach tego systemu. Jak to wygląda w praktyce?
Zasady korzystania z KSeF
Jak wspominaliśmy w ramach poprzednich artykułów z tej serii, Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. Warto zatem wiedzieć, jak w praktyce wygląda proces wystawiania takiej faktury. Polega to na tym, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeF. System automatycznie przydziela każdej fakturze unikalny numer identyfikujący.
Jeśli chodzi zaś o otrzymywanie faktur, to faktura jest uznawana za otrzymaną w dniu jej zarejestrowania i nadania numeru w KSeF. Dla nabywców niekorzystających z KSeF data otrzymania faktury to dzień jej faktycznego udostępnienia.
Faktura elektroniczna = faktura ustrukturyzowana?
Wskazania wymagają tutaj jednak pewne rozróżnienie dotyczące kwestii terminologicznych i odmienności pomiędzy fakturą elektroniczną a fakturą ustrukturyzowaną. Ustrukturyzowana e-faktura jest bowiem sporządzona w formie pliku elektronicznego (XML) o ściśle określonej, ustandaryzowanej strukturze, dzięki czemu nabywca może ją automatycznie odebrać i przetworzyć. Takiego też typu faktury znajdziemy w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast, zwykła e-faktura (określana także często jako faktura elektroniczna) to faktura w formie elektronicznej, w obiegu gospodarczym występująca najczęściej w formacie PDF.
W systemie KSeF nie będzie możliwe przesyłanie faktur elektronicznych np. w formacie PDF, wobec czego konieczne będzie skorzystanie z odpowiedniego wzoru (schemy) w formacie XML. Czasem niektóre osoby faktury przesyłane do systemu KSeF określają w rozmowie jako ,,faktury elektroniczne”, natomiast aby być w pełni zgodnym z terminologią, należy pamiętać, że pojęcie faktury elektronicznej jest używane w znacznie szerszym zakresie niż to co jest określane jako ,,faktura ustrukturyzowana”.
Przechowywanie faktur
Zgodnie z przepisami, faktury ustrukturyzowane są przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. W tym okresie przedsiębiorcy mają dostęp do swoich faktur za pośrednictwem platformy, co eliminuje konieczność samodzielnego ich archiwizowania.
Natomiast po upływie 10 lat, tj. po zakończeniu okresu przechowywania w KSeF, przedsiębiorca musi samodzielnie archiwizować faktury w formie elektronicznej lub papierowej – a także przechowywać je do czasu ewentualnego przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z polskim prawem podatkowym. Chociaż 10-letni okres archiwizacji w KSeF obecnie zasadniczo pokrywa ustawowe wymogi przechowywania dokumentów, mogą wystąpić sytuacje wymagające dłuższego przechowywania.
Dla przykładu, dokumenty dotyczące amortyzacji muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku, w którym zakończono amortyzację. W praktyce może to oznaczać konieczność przechowywania dokumentacji przez ponad 10 lat. Poza tym, także jeśli zobowiązanie podatkowe przedawni się po upływie 10-letniego okresu przechowywania w KSeF, przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty we własnym zakresie, aby zapewnić ich dostępność w przypadku kontroli.
Bezpieczeństwo przechowywania faktur w KSeF i korzyści
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, KSeF zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa dla faktur elektronicznych, co obejmuje kwestie takie jak:
Autentyczność pochodzenia – faktura jest przypisana do konkretnego podmiotu wystawiającego.
Integralność treści – system gwarantuje, że zawartość faktury nie może zostać zmieniona po jej przesłaniu.
Czytelność – dokumenty są przechowywane w formacie ustrukturyzowanym (XML), umożliwiającym ich odczytanie zarówno przez systemy księgowe, jak i przez użytkowników za pomocą odpowiednich narzędzi.
W praktyce przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF może się wiązać także z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa. Jest to m.in. redukcja kosztów archiwizacji. Dzięki centralnemu przechowywaniu faktur w KSeF przedsiębiorcy nie muszą inwestować w rozbudowane systemy archiwizacyjne.
Poza tym, jest to także łatwy dostęp do dokumentów. Faktury są dostępne online w dowolnym momencie, co ułatwia ich wyszukiwanie, kontrolę i udostępnianie. Istotna w tym zakresie jest także przejrzystość i zgodność z prawem - automatyczne rejestrowanie faktur eliminuje ryzyko pomyłek oraz pozwala na pełną zgodność z przepisami podatkowymi.
Mimo tego, istnieją także dalsze wyzwania związane z przechowywaniem później faktur poza KSeF. Po upływie 10 lat przedsiębiorca musi bowiem samodzielnie zadbać o archiwizację dokumentów, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak np. pobranie i uporządkowanie dokumentów, co może być szczególnie istotne w przypadku faktur dotyczących środków trwałych czy dokumentów z przedłużonym terminem przedawnienia. Ważne jest także zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania - dokumenty muszą być przechowywane w sposób zabezpieczający ich integralność i czytelność na wypadek kontroli podatkowej.
Przechowywanie faktur w KSeF
Przechowywanie faktur w KSeF to element szerszego procesu digitalizacji administracji skarbowej w Polsce. KSeF zapewnia wygodny, bezpieczny i zgodny z prawem sposób archiwizowania faktur przez 10 lat. Po tym okresie przedsiębiorcy muszą zadbać o samodzielne przechowywanie dokumentów w sytuacjach wymagających dłuższego czasu archiwizacji, np. w przypadku środków trwałych lub zobowiązań podatkowych o przedłużonym terminie przedawnienia. Wprowadzenie tego systemu ma nie tylko uprościć procesy księgowe, ale także zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo transakcji gospodarczych.
KSeF rewolucjonizuje zatem sposób przechowywania faktur, oferując przedsiębiorcom centralny system archiwizacji na 10 lat. Dzięki KSeF przedsiębiorcy zyskują uproszczoną i tańszą obsługę faktur, ale powinni pamiętać o odpowiedzialności za przechowywanie dokumentów po zakończeniu archiwizacji w systemie. W kontekście faktur umieszczanych w KSeF warto pamiętać natomiast o rozróżnieniu pojęć ,,faktura elektroniczna” i ,,faktura ustrukturyzowana”.
