Jaki wpływ na działalność biznesu będzie miał Krajowy System e-Faktur
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest krokiem naprzód w digitalizacji procesów podatkowych i finansowych w Polsce. KSeF będzie miał oczywiście duży wpływ na działalność biznesu w naszym kraju. Dla biznesu oznacza to bowiem konieczność dostosowania się do nowych wymogów, ale także otwiera szereg możliwości, takich jak automatyzacja, poprawa przejrzystości finansowej i korzyści podatkowe. Kluczem do skutecznego wdrożenia jest wcześniejsze przygotowanie, modernizacja systemów i inwestycja w technologie oraz szkolenia. Choć wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców znaczących nakładów pracy i środków, korzyści płynące z automatyzacji procesów, oszczędności czasu oraz lepszego zarządzania dokumentacją sprawiają, że warto zacząć przygotowania już teraz. Trzeba także na bieżąco sprawdzać zmiany w projekcie ustawy o KSeF, bowiem do 2026 roku może tam zostać wprowadzonych wiele nowych, dodatkowych regulacji.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi ogólnokrajowy program informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest centralizacja procesu wystawiania i rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. System ten ma uprościć procesy administracyjne i podatkowe, jednocześnie zwiększając transparentność i automatyzację rozliczeń.
Dzięki centralizacji faktur system ma na celu poprawę przejrzystości i zwiększenie kontroli w obrocie gospodarczym. Choć obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie dopiero w 2026 roku, przedsiębiorcy powinni już teraz zapoznać się z nowymi wymogami i korzyściami, jakie niesie za sobą wdrożenie tego rozwiązania.
Krajowy System e-Faktur
KSeF to system komputerowy umożliwiający generowanie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Użytkownicy mają możliwość:
przesyłania faktur sprzedaży do systemu,
odbierania faktur poprzez zintegrowane systemy księgowe,
zarządzania uprawnieniami do dostępu, co zapewnia ochronę danych.
Dzięki integracji systemów fakturowania z KSeF proces wystawiania faktur staje się szybszy, a zarazem bardziej bezpieczny. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorstw (z obrotem powyżej 200 mln zł w poprzednim roku); a także od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich podatników.
Ministerstwo Finansów wskazało przy tym, że podatnicy korzystający z KSeF mogą liczyć na korzyści podatkowe – tj. skrócenie czasu zwrotu VAT, możliwość uproszczenia dokumentacji księgowej, a także ograniczenie ryzyka błędów i nadużyć podatkowych. Trzeba przy tym jednak pamiętać, że nie dla wszystkich KSeF będzie obowiązkowy. Zgodnie z przepisami, obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy m.in.:
podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
podatników stosujących procedury szczególne (np. VAT MOSS).
sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (chyba że podatnik zdecyduje się dobrowolnie wystawiać e-faktury).
Wpływ na działalność biznesu – wyzwania i rekomendacje
Oprócz tego, wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza znaczącą zmianę w procesach związanych z dokumentowaniem transakcji w biznesie. Chociaż system ma na celu usprawnienie komunikacji z administracją podatkową i uszczelnienie systemu podatkowego, dla wielu firm, w tym prowadzących działalność online, implementacja nowych przepisów może stanowić wyzwanie.
Zwłaszcza e-biznes, który często opiera się na automatyzacji procesów, będzie musiał dostosować swoje systemy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF. Firmy, które dotąd korzystały z tradycyjnych lub niespójnych systemów fakturowania, muszą zainwestować w ich modernizację. Nowa forma faktur obejmuje około 300 pól danych, co wymaga rozbudowy systemów księgowych i fakturowych.
Poza tym, KSeF wprowadza obowiązek przechowywania wszystkich faktur w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. Oznacza to mniejsze ryzyko utraty dokumentacji, ale też konieczność integracji wewnętrznych narzędzi z systemem rządowym. Dodatkowe wyzwania mogą być związane z koniecznością zabezpieczenia danych wrażliwych i zgodności z regulacjami RODO.
Istnieją przy tym jeszcze różnego rodzaju technologiczne i operacyjne wyzwania związane z KseF, takie jak dostosowanie oprogramowania i sprzętu do nowych standardów fakturowania. W przypadku firm korzystających z różnych systemów księgowych, konieczne może być wdrożenie platform integracyjnych, eliminujących potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Trzeba od razu przy tym zadbać też o szkolenia dla zespołów odpowiedzialnych za obsługę fakturowania w zakresie nowych procedur.
Idąc dalej, według danych 1,5% przedsiębiorców w Polsce nadal nie ma dostępu do internetu. Dla takich firm adaptacja do systemu KSeF może być problematyczna. Z kolei, przedsiębiorcy działający np. w e-biznesie muszą zadbać o niezawodne połączenie z systemem, aby zapewnić nieprzerwane działanie procesów sprzedażowych.
Z uwagi na powyższe, można wskazać kilka rekomendacji dla przedsiębiorców prowadzących swój biznes wobec zbliżającego się wejścia w życie KSeF. Pierwszym etapem powinna być analiza i przygotowanie. Kluczowe znaczenie może tu mieć przeprowadzenie audytu obecnych systemów fakturowania i określenie potrzebnych zmian, a także zaplanowanie budżetu na modernizację technologii oraz szkolenia zespołu.
Następny krok to wdrożenie odpowiednich narzędzi – tj. wybór oprogramowania, które wspiera integrację z KSeF i umożliwia wystawianie faktur zgodnych z nowymi wymogami. Warto rozważyć rożne platformy automatyzujące fakturowanie i przesyłanie danych i sprawdzić rynek, bowiem wiele firm oferuje za dodatkową opłatą ciekawe narzędzia księgowe do integracji z KSeF.
Końcowy etap to szkolenia i testowanie systemów. Zespoły odpowiedzialne za fakturowanie powinny być odpowiednio przeszkolone w zakresie korzystania z KSeF i obsługi e-faktur. Posiadane systemy trzeba też przetestować. Warto rozpocząć testowanie integracji z KSeF jeszcze przed datą wprowadzenia obowiązkowego korzystania z systemu, żeby móc pozwolić sobie na ewentualne błędy i ich skorygowanie.
Jak KSeF wpływa na biznes?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest krokiem naprzód w digitalizacji procesów podatkowych i finansowych w Polsce. Dla biznesu oznacza to konieczność dostosowania się do nowych wymogów, ale także otwiera szereg możliwości, takich jak automatyzacja, poprawa przejrzystości finansowej i korzyści podatkowe. Kluczem do skutecznego wdrożenia jest wcześniejsze przygotowanie, modernizacja systemów i inwestycja w technologie oraz szkolenia.
Choć wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców znaczących nakładów pracy i środków, korzyści płynące z automatyzacji procesów, oszczędności czasu oraz lepszego zarządzania dokumentacją sprawiają, że warto zacząć przygotowania już teraz. Trzeba także na bieżąco sprawdzać zmiany w projekcie ustawy o KSeF, bowiem do 2026 roku może tam zostać wprowadzonych wiele nowych, dodatkowych regulacji. Dla przykładu, ostatni projekt nowelizacji przepisów z listopada 2024 roku dotyczących KSeF przewiduje wprowadzenie odroczeń dla kilku kluczowych wymogów. Te zmiany mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom dostosowania się do nowego systemu i minimalizację ryzyka problemów związanych z jego wdrożeniem, zatem trzeba być z tymi zmianami na bieżąco prowadząc swój biznes w kraju.
