Korzyści z wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur dla przedsiębiorców
Krajowy System e-Faktur (czyli w skrócie KSeF) to narzędzie, które ma na celu uproszczenie procesów związanych z fakturowaniem i obiegiem dokumentów księgowych w Polsce. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą liczyć na szereg korzyści, które poprawiają efektywność prowadzenia działalności gospodarczej oraz minimalizują ryzyko związane z obiegiem faktur. Po pierwsze, pozwala on na automatyzację działania oraz standaryzację faktur. Po drugie, zapewnia bezpieczeństwo przechowywania faktur i pozwala na eliminację błędów ludzkich. Po trzecie, zapewnia szybszy zwrot VAT i omija konieczność raportowania. Po czwarte, jest to po prostu oszczędność czasu i pieniędzy dla Twojej firmy. Trzeba także wspomnieć, że KSeF w dłuższej perspektywie ma być elementem szerszego procesu ujednolicania systemów księgowych w Unii Europejskiej, co stopniowo będzie ułatwiać współpracę z partnerami zagranicznymi.
Krajowy System e-Faktur (czyli w skrócie KSeF) to narzędzie, które ma na celu uproszczenie procesów związanych z fakturowaniem i obiegiem dokumentów księgowych w Polsce. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą liczyć na szereg korzyści, które poprawiają efektywność prowadzenia działalności gospodarczej oraz minimalizują ryzyko związane z obiegiem faktur. Jakie konkretnie korzyści jako przedsiębiorca możesz zatem uzyskać wdrażając odpowiednio system KSeF w Twojej firmie?
Automatyzacja i standaryzacja faktur
Po pierwsze, KSeF wprowadza zautomatyzowany system wymiany faktur między przedsiębiorcami, co znacząco upraszcza procesy księgowe. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą już ręcznie przesyłać faktur ani dokonywać ręcznych wprowadzeń do systemów księgowych, co zmniejsza ryzyko błędów oraz oszczędza czas. Każda faktura przesyłana do systemu otrzymuje unikalny numer KSeF, a automatyczne udostępnienie faktury nabywcy w systemie uznawane jest za jej dostarczenie.
Co ciekawe, automatyczne pobieranie faktur do zintegrowanych z KSeF systemów księgowych eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania dokumentów do rejestrów czy ksiąg. Dzięki temu księgowi oszczędzają czas, który normalnie poświęcaliby na ręczne przepisywanie danych. Natomiast podatnicy (zwłaszcza firmy o dużej liczbie transakcji) mogą liczyć na usprawnienie obsługi faktur i ograniczenie pracy administracyjnej. Dla przedsiębiorców w teorii oznacza to również potencjalne obniżenie kosztów księgowości, jako że automatyzacja zadań pozwala skrócić czas pracy księgowych i zmniejszyć nakłady na ręczne zarządzanie dokumentacją.
Oprócz tego, każda faktura wystawiana w systemie KSeF będzie miała jednolity, ustandaryzowany format, co ułatwi jej obieg oraz przechowywanie. Dzięki temu jako przedsiębiorca nie musisz martwić się o różnorodność formatów dokumentów, co często bywa problematyczne w tradycyjnych systemach wymiany faktur. Ustandaryzowana forma sprawia także, że faktury są łatwiejsze do odczytu, przechowywania i przetwarzania zarówno przez ludzi, jak i systemy komputerowe, co poprawia płynność działania procesów księgowych.
Bezpieczeństwo przechowywania i eliminacja błędów ludzkich
Po pierwsze, KSeF wprowadza zautomatyzowany system wymiany faktur między przedsiębiorcami, co znacząco upraszcza procesy księgowe. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą już ręcznie przesyłać faktur ani dokonywać ręcznych wprowadzeń do systemów księgowych, co zmniejsza ryzyko błędów oraz oszczędza czas. Każda faktura przesyłana do systemu otrzymuje unikalny numer KSeF, a automatyczne udostępnienie faktury nabywcy w systemie uznawane jest za jej dostarczenie.
Co ciekawe, automatyczne pobieranie faktur do zintegrowanych z KSeF systemów księgowych eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania dokumentów do rejestrów czy ksiąg. Dzięki temu księgowi oszczędzają czas, który normalnie poświęcaliby na ręczne przepisywanie danych. Natomiast podatnicy (zwłaszcza firmy o dużej liczbie transakcji) mogą liczyć na usprawnienie obsługi faktur i ograniczenie pracy administracyjnej. Dla przedsiębiorców w teorii oznacza to również potencjalne obniżenie kosztów księgowości, jako że automatyzacja zadań pozwala skrócić czas pracy księgowych i zmniejszyć nakłady na ręczne zarządzanie dokumentacją.
Oprócz tego, każda faktura wystawiana w systemie KSeF będzie miała jednolity, ustandaryzowany format, co ułatwi jej obieg oraz przechowywanie. Dzięki temu jako przedsiębiorca nie musisz martwić się o różnorodność formatów dokumentów, co często bywa problematyczne w tradycyjnych systemach wymiany faktur. Ustandaryzowana forma sprawia także, że faktury są łatwiejsze do odczytu, przechowywania i przetwarzania zarówno przez ludzi, jak i systemy komputerowe, co poprawia płynność działania procesów księgowych.
Bezpieczeństwo przechowywania i eliminacja błędów ludzkich
Co istotne, wszystkie faktury przesyłane do KSeF będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą musieli samodzielnie archiwizować dokumentów, a ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia zostanie zminimalizowane. Ponadto, zniknie konieczność wystawiania duplikatów faktur, ponieważ system pozwala na stały do nich dostęp. Dostęp do systemu KSeF jest zapewniony w czasie rzeczywistym, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą natychmiastowo sprawdzić status faktury i mieć pewność, że dokument dotarł do kontrahenta. Dzięki temu faktury są natychmiast widoczne dla obu stron transakcji, co ułatwia współpracę i zmniejsza ryzyko opóźnień w rozliczeniach.
Dzięki dostępowi do systemu także księgowi mogą bezpośrednio monitorować faktury i weryfikować wszystkie dokumenty, bez konieczności oczekiwania na fizyczne lub mailowe dostarczenie ich przez klientów. Wiele korzyści związanych z KSeF odnosi się zatem także do przedsiębiorców prowadzących biura księgowe czy też rachunkowe.
Natomiast w większych firmach działy księgowe mogą szybciej uzgadniać koszty firmowe i przypisywać je odpowiednim działom lub projektom, co wpływa na poprawę organizacji finansów przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy mogą przy tym dostosować swoje wewnętrzne systemy księgowe do KSeF (np. przez integrację z różnego rodzaju dostępnymi systemami księgowymi z użyciem interfejsów API), co pozwala na prosty import dokumentów i szybkie rozliczanie się ze skarbówką. System ten automatyzuje obieg dokumentów, dzięki czemu ułatwia codzienną pracę księgowym oraz przyspiesza komunikację z urzędami podczas czynności sprawdzających.
Oprócz tego, ręczne wprowadzanie danych do systemów księgowych często wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, które mogą prowadzić do nieścisłości w dokumentach księgowych. KSeF eliminuje dla Ciebie ten problem, ponieważ wszystkie faktury są wystawiane w zautomatyzowany sposób, a dane są przesyłane do systemów bezpośrednio, co znacząco obniża ryzyko błędów.
Szybszy zwrot VAT i brak konieczności raportowania
Idąc dalej, dzięki KSeF jako przedsiębiorca możesz liczyć na szybszy zwrot VAT, ponieważ podstawowy termin zwrotu zostanie skrócony z 60 do 40 dni. Skrócenie tego terminu pozytywnie wpłynie na płynność finansową firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, które zyskają szybszy dostęp do środków finansowych.
Do tego, przedsiębiorcy korzystający z KSeF nie będą musieli już raportować administracji skarbowej plików JPK_FA i JPK_VAT RR. Dzięki temu procesy raportowania staną się prostsze i bardziej przejrzyste, co zmniejsza obciążenie biurokratyczne dla osób prowadzących własną działalność.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Dzięki pełnej automatyzacji procesów księgowych jako przedsiębiorca prawdopodobnie zaoszczędzisz zarówno czas, jak i pieniądze. Faktury mogą być natychmiastowo wystawiane i odbierane elektronicznie w KSeF, co znacząco skraca czas potrzebny na ich obieg. Dzięki możliwości automatycznego importu dokumentów zakupowych do rejestrów VAT przedsiębiorcy mogą szybciej i łatwiej dokonać rozliczeń.
Co więcej, brak konieczności ręcznego wprowadzania faktur, archiwizowania dokumentów czy też generowania duplikatów pozwoli na skierowanie zaoszczędzonych zasobów na inne obszary działalności firmy. Jako właściciel firmy będziesz mógł skupić się na bardziej strategicznych działaniach, które przyczynią się do rozwoju Twojego biznesu.
Oczywiście trzeba wskazać, że na początku wdrożenie KSeF wymaga poświęcenia czasu na jego konfigurację i integrację z systemem księgowym firmy. Jest to krok niezbędny, aby przygotować przedsiębiorstwo do pełnego korzystania z nowego systemu. Jednak już po wdrożeniu KSeF przynosi on wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów, zmniejszenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów oraz uproszczenie rozliczeń podatkowych. To inwestycja, która szybko się zwraca, a przedsiębiorcy zyskują większą efektywność i zapewniają bezpieczeństwo swoich danych.
Trzeba także wspomnieć, że KSeF w dłuższej perspektywie ma być elementem szerszego procesu ujednolicania systemów księgowych w Unii Europejskiej, co stopniowo będzie ułatwiać współpracę z partnerami zagranicznymi. Dzięki jednolitym zasadom przedsiębiorcy mają w przyszłości zyskać lepszą płynność w rozliczeniach międzynarodowych, co ułatwi ekspansję na rynki zagraniczne.
KseF to szereg korzyści
Podsumowując zatem, wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur może przynieść Ci jako przedsiębiorcy szereg korzyści, które obejmują automatyzację procesów, eliminację błędów, oszczędności finansowe oraz uproszczenie obiegu dokumentów. System ten w swoich założeniach ma także poprawić płynność finansową firm, skracając czas oczekiwania na zwrot VAT, jak również ułatwić współpracę z partnerami zagranicznymi dzięki ujednoliceniu przepisów księgowych w całej Unii Europejskiej. To zaś pozwoli na bardziej efektywne zarządzanie swoimi zasobami i skoncentrowanie się na rozwoju działalności gospodarczej.
