KSeF a branża e-commerce. Jak zmieni się fakturowanie online
Jakie faktycznie zmiany dla branży e-commerce przynosi wprowadzenie KSeF? Przede wszystkim, po pierwsze, jest to centralizacja procesu fakturowania. Dotychczas sprzedawcy w e-commerce mogli samodzielnie wystawiać faktury elektroniczne i przesyłać je bezpośrednio do kontrahentów. KSeF wprowadza obowiązek przesyłania faktur do centralnego systemu Ministerstwa Finansów, gdzie każda faktura zostanie zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostanie jej unikalny numer. Po drugie, to aspekty dotyczące standaryzacji faktur. Wszystkie faktury muszą być zgodne z ustrukturyzowanym schematem XML określonym przez Ministerstwo Finansów. To wymaga dostosowania systemów fakturowania wykorzystywanych w sklepach internetowych oraz integracji z KSeF.Po trzecie, to nowy sposób przechowywania faktur. Dzięki KSeF sprzedawcy nie będą musieli przechowywać faktur na własnych serwerach – wszystkie dokumenty będą archiwizowane w centralnym systemie przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie istotne zmiany dla wielu branż, w tym szczególnie dla dynamicznie rozwijającej się branży e-commerce. Jako sektor intensywnie korzystający z fakturowania elektronicznego, e-commerce musi przygotować się na nową rzeczywistość, w której wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur będą podlegały centralnym regulacjom i nowym technologiom.
Co zmienia KSeF dla branży e-commerce?
System KSeF zaprojektowany został przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia systemu podatkowego oraz wsparcia cyfryzacji transakcji biznesowych. Projekt KSeF ma również na celu ograniczenie oszustw związanych z podatkiem VAT poprzez wykorzystanie nowoczesnych technologii cyfrowych. Dla niektórych przedsiębiorców KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku.
Z uwagi na to pojawia się pytanie – jakie faktycznie zmiany dla branży e-commerce przynosi wprowadzenie KSeF? Przede wszystkim, po pierwsze, jest to centralizacja procesu fakturowania. Dotychczas sprzedawcy w e-commerce mogli samodzielnie wystawiać faktury elektroniczne i przesyłać je bezpośrednio do kontrahentów. KSeF wprowadza obowiązek przesyłania faktur do centralnego systemu Ministerstwa Finansów, gdzie każda faktura zostanie zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostanie jej unikalny numer.
Po drugie, to aspekty dotyczące standaryzacji faktur. Wszystkie faktury muszą być zgodne z ustrukturyzowanym schematem XML określonym przez Ministerstwo Finansów. To wymaga dostosowania systemów fakturowania wykorzystywanych w sklepach internetowych oraz integracji z KSeF.
Po trzecie, to nowy sposób przechowywania faktur. Dzięki KSeF sprzedawcy nie będą musieli przechowywać faktur na własnych serwerach – wszystkie dokumenty będą archiwizowane w centralnym systemie przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat. Wskazania wymaga jednak, że KSeF będzie obligatoryjny głównie dla faktur wystawianych między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedawcy e-commerce świadczący usługi lub sprzedający produkty dla firm będą musieli przesyłać faktury do systemu KSeF. Klient-przedsiębiorca nie będzie miał podstaw do odliczenia VAT, jeśli faktura nie zostanie zarejestrowana w KSeF.
Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) nie będzie objęta obowiązkiem rejestracji faktur w KSeF. Ostatni projekt ustawy o KSeF z listopada 2024 roku przewiduje bowiem dobrowolność wystawiania e-faktur dla konsumentów. W praktyce oznacza to, że sklepy internetowe wystawiające faktury konsumenckie będą mogły kontynuować ich wystawianie na dotychczasowych zasadach. Wreszcie, sprzedaż realizowana w ramach VAT OSS i VAT IOSS nie będzie podlegać obowiązkowi rejestracji w KSeF. Podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce dla celów VAT również będą mogły wystawiać dokumenty na dotychczasowych zasadach.
Wyjątkowe wyzwania dla e-commerce
E-commerce z uwagi na swój charakter powoduje wiele różnego rodzaju wyzwań dla przedsiębiorców działających w tej branży. Jednym z takich wyzwań jest duża liczba transakcji online. Branża e-commerce charakteryzuje się bowiem dużą liczbą transakcji realizowanych codziennie. Generowanie i przesyłanie faktur w takiej skali wymaga wydajnych systemów, które zautomatyzują cały proces i zapewnią płynność działania.
Nadto, wyzwaniem może być także różnorodność klientów. Klienci sklepów internetowych to bowiem zarówno osoby fizyczne, jak i firmy. KSeF nie zmienia zasad wystawiania paragonów fiskalnych dla klientów indywidualnych, ale w przypadku sprzedaży dla firm (B2B) każda faktura będzie musiała przejść przez system KSeF. Sklepy internetowe obsługujące zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorców, będą musiały wdrożyć systemy, które pozwolą na rozróżnianie tych dwóch typów transakcji. Dzięki wysokiej liczbie transakcji w branży e-commerce manualne przesyłanie faktur do KSeF nie będzie efektywne. Konieczna będzie automatyzacja generowania, przesyłania i archiwizacji faktur.
Kolejnym wyzwaniem może być integracja z platformami e-commerce. Popularne platformy, takie jak Shopify, WooCommerce czy PrestaShop, będą musiały dostosować swoje wtyczki i narzędzia do obsługi fakturowania zgodnie z wymogami KSeF. Wiele sklepów online korzysta, bowiem z tego oprogramowania do sprzedaży w sieci, a ich połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur może stanowić nie lada wyzwanie.
Korzyści wynikające z KSeF dla e-commerce
Trzeba jednak pamiętać, że oprócz nowych obowiązków oraz wyzwań, wprowadzenie KSeF może przynieść wiele różnych korzyści, w tym także w branży e-commerce. Jedną z nich może być zwiększenie przejrzystości. Dzięki centralizacji procesu fakturowania sklepy internetowe mogą uniknąć nieporozumień związanych z dostarczeniem lub przechowywaniem faktur.
Inne potencjalne korzyści odnoszą się zaś do ograniczenia oszustw podatkowych (ustrukturyzowany i monitorowany system pozwoli lepiej wykrywać nieprawidłowości podatkowe, co może wpłynąć pozytywnie na uczciwą konkurencję w branży) czy też łatwiejszej obsługi podatkowej (faktury przesłane do KSeF są automatycznie dostępne dla organów podatkowych, co może uprościć proces kontroli i skrócić czas obsługi rozliczeń VAT).
Jak przygotować sklep internetowy na KSeF?
Pierwszym krokiem dla przygotowania sklepu internetowego na wprowadzenie KSeF powinna być weryfikacja obecnych systemów fakturowania. Należy sprawdzić, czy oprogramowanie do fakturowania wykorzystywane w sklepie jest zgodne z wymogami KSeF. Jeśli nie, konieczne będzie wdrożenie aktualizacji lub zmiana narzędzia.
Drugi etap to już wprost integracja z KSeF. Warto w tym zakresie wybrać narzędzie, które oferuje pełną integrację z KSeF za pomocą API, co umożliwi automatyczne przesyłanie faktur do systemu i ich odbieranie. Kolejny etap to automatyzacja procesu fakturowania. Dostosowanie systemów do obsługi dużej liczby faktur dziennie wymaga zautomatyzowanego rozwiązania, które zapewni ciągłość działania nawet w przypadku wzmożonego ruchu w sklepie. Oprócz tego, wprowadzenie nowego systemu wymaga przeszkolenia zespołu obsługującego fakturowanie, księgowość oraz dział techniczny, aby szybko reagować na ewentualne problemy.
Jak zmieni się fakturowanie online?
Krajowy System e-Faktur wprowadza istotne zmiany dla branży e-commerce, wpływające na sposób wystawiania i przesyłania faktur. Mimo iż wdrożenie KSeF wiąże się z wyzwaniami, przynosi również korzyści, takie jak większa przejrzystość i uproszczenie rozliczeń podatkowych. Aby sprostać nowym wymaganiom, sklepy internetowe powinny już teraz rozpocząć proces dostosowania swoich systemów do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Dzięki odpowiedniej automatyzacji i integracji, zmiany mogą stać się szansą na usprawnienie procesów biznesowych w firmie.
