Przyszłość e-fakturowania w Polsce. Trendy i prognozy po wprowadzeniu KSeF
Wprowadzenie w życie KSeF oznacza przynajmniej częściowe odejście od papierowych faktur, które zostaną zastąpione ustrukturyzowanymi e-fakturami, a także dużą cyfryzację procesu wystawiania i przesyłania faktur w obrocie krajowym i międzynarodowym. Wymusi to także konieczność automatyzacji procesów księgowych i ich zespolenie z systemem KSeF. Integracja systemów ERP oraz oprogramowania do księgowości z KSeF pozwoli nam natomiast np. na automatyczne generowanie faktur ustrukturyzowanych, błyskawiczne przesyłanie dokumentów do klientów i kontrahentów, jak również skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia i analizę danych. Wprowadzenie systemu KSeF może się wiązać także z różnego rodzaju trendami, które mogą wystąpić na rynku. Pierwszym z nich, już widocznym na ten moment jest rozwój technologii wspierających e-fakturowanie. Wprowadzenie KSeF wymusi na przedsiębiorcach inwestycje w nowoczesne technologie. Oczekuje się, że z uwagi na to popularność zyskają oprogramowania księgowe i ERP z funkcjami automatycznego przesyłania faktur do KSeF, a także rozwojowi ulegną narzędzia wspierające analizę danych z e-faktur w czasie rzeczywistym.
Zbliżające się obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zapowiada istotne zmiany w zakresie fakturowania w Polsce. Nowy system teleinformatyczny, mający na celu ustrukturyzowanie obiegu faktur, centralizację danych i zwiększenie transparentności w rozliczeniach podatkowych, stawia Polskę w czołówce europejskich państw wprowadzających zaawansowane rozwiązania w e-administracji. Jakie zmiany i trendy możemy zaobserwować w związku z KSeF, i jak może wyglądać przyszłość e-fakturowania w Polsce?
Kluczowe zmiany po wdrożeniu KSeF
Od 1 kwietnia 2026 roku, praktycznie wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą w Polsce, niezależnie od skali obrotów, będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. To oznacza przynajmniej częściowe odejście od papierowych faktur, które zostaną zastąpione ustrukturyzowanymi e-fakturami, a także dużą cyfryzację procesu wystawiania i przesyłania faktur w obrocie krajowym i międzynarodowym.
Wymusi to także konieczność automatyzacji procesów księgowych i ich zespolenia z systemem KSeF. Integracja systemów ERP oraz oprogramowania do księgowości z KSeF pozwoli nam natomiast np. na automatyczne generowanie faktur ustrukturyzowanych, błyskawiczne przesyłanie dokumentów do klientów i kontrahentów, jak również skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia i analizę danych.
Trzeba przy tym jednak pamiętać, że zgodnie z obecnymi regulacjami, stosowanie KSeF w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) pozostaje dobrowolne. Oznacza to, że firmy sprzedające towary/ usługi wyłącznie osobom prywatnym nie muszą zmieniać dotychczasowych zasad dokumentowania sprzedaży. Co więcej, w większości przypadków wystawianie faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest fakultatywne, chyba że konsument wyraźnie o nie poprosi.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku sprzedaży na rzecz przedsiębiorców. Od chwili wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, każda faktura wystawiona na rzecz podmiotów gospodarczych musi przechodzić przez system, niezależnie od woli kontrahenta. Sprzedawcy korzystający z systemów ERP i aplikacji do fakturowania powinni zadbać o ich integrację z KSeF. Większość dostawców oprogramowania dąży do pełnej kompatybilności, ale w przypadku starszych lub mniej popularnych rozwiązań może być konieczne skorzystanie z pomocy specjalistów IT. Co też istotne, obowiązek korzystania z KSeF eliminuje konieczność wysyłania faktur do klientów biznesowych, ponieważ będą oni mogli samodzielnie pobierać dokumenty z systemu. Niemniej, w ramach ustaleń z kontrahentami możliwe będzie przekazywanie wizualizacji faktur w formacie PDF
Trendy w e-fakturowaniu po wprowadzeniu KSeF
Wprowadzenie systemu KSeF może się wiązać także z różnego rodzaju trendami, które mogą wystąpić na rynku. Pierwszym z nich, już widocznym na ten moment jest rozwój technologii wspierających e-fakturowanie. Wprowadzenie KSeF wymusi na przedsiębiorcach inwestycje w nowoczesne technologie. Oczekuje się, że z uwagi na to popularność zyskają oprogramowania księgowe i ERP z funkcjami automatycznego przesyłania faktur do KSeF, a także rozwojowi ulegną narzędzia wspierające analizę danych z e-faktur w czasie rzeczywistym.
Niektórzy wskazują także, że sztuczna inteligencja, czyli AI może stać się istotnym elementem wspierającym e-fakturowanie, zwłaszcza w automatyzacji procesów weryfikacji danych na fakturach czy też w analizie dużych zbiorów danych w celu wykrywania nieprawidłowości i optymalizacji procesów księgowych. Co ciekawe, także biura rachunkowe będą musiały dostosować swoje usługi do nowych wymagań technologicznych, co może zaowocować m.in. rozwojem usług doradczych związanych z cyfryzacją procesów księgowych, a także większym naciskiem na automatyzację i outsourcing procesów w księgowości.
Prognozy dla rynku po wdrożeniu KSeF
Po wprowadzeniu KSeF prognozuje się także, że dzięki centralizacji danych w KSeF organy podatkowe zyskają szybki dostęp do informacji o obrocie gospodarczym. To zmniejszy ryzyko nadużyć podatkowych, takich jak karuzele VAT. Może natomiast wiązać się z częstszymi kontrolami i nakładaniem kar na przedsiębiorców, którzy nie spełniają określonych wymogów.
Po drugie, powinien skrócić się także czas obiegu dokumentu. Dzięki automatyzacji procesów, przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe oszczędzą czas na wystawianie, wysyłanie i przechowywanie faktur. Nadto, KSeF przyczyni się do dalszej cyfryzacji procesów w firmach, co zapewne wpłynie w dalszej perspektywie czasowej na redukcję kosztów związanych z obsługą dokumentacji papierowej, a także ograniczenie błędów i usprawnienie procesów księgowych.
Bezsprzecznym jest fakt, że na etapie wdrożenia KSeF firmy będą musiały ponieść koszty związane z dostosowaniem systemów IT, szkoleniami dla pracowników oraz integracją z KSeF. Dla mniejszych przedsiębiorstw może to być istotnym wyzwaniem, jednak dalej idące korzyści z tego tytułu powinny przewyższyć początkowe koszty.
Przyszłość e-fakturowania w Polsce
Mówi się, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok milowy w cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Choć początkowo firmy będą musiały zmierzyć się z wyzwaniami związanymi z adaptacją do nowych wymogów, to w dłuższej perspektywie wdrożenie KSeF przyczyni się do uproszczenia procesów księgowych, poprawy transparentności i zwiększenia efektywności w obiegu dokumentów.
Warto wskazać, że przedsiębiorcy powinni już teraz zacząć przygotowywać się do obowiązkowego e-fakturowania, aby zminimalizować ryzyko opóźnień i kosztów związanych z późnym wdrożeniem nowych rozwiązań. Warto również śledzić zmieniające się przepisy i trendy technologiczne, aby w pełni wykorzystać potencjał nowego systemu.
Kluczowe jest także obserwowanie ewentualnych zmian w polskiej ustawie dotyczącej KSeF. Dla przykładu bowiem, niektóre istotne rozwiązania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zostaną wprowadzone z opóźnieniem, aby ułatwić dostosowanie się do nowych regulacji – np. dopiero 1 sierpnia 2026 r. wejdzie w życie wymóg podawania numeru KSeF przy płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) i zniesienie faktur fiskalnych na kasach rejestrujących. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy będą mogli także korzystać z trybu offline. Faktury wystawione w tym trybie będą musiały trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po ich wystawieniu. Opóźnienia w przesyłaniu mogą zaś skutkować nałożeniem kar. Dlatego kluczowe jest dalsze śledzenie zmian i decyzji naszego ustawodawcy.
