Jak uzyskać dostęp do menu Rejestr
Jeśli łączysz się z komputera PC/Mac lub innego urządzenia stacjonarnego
Wejdź na stronę panel.fakturasmart.pl i zaloguj się, podając login i hasło.
Wybierz Rejestr > Klienci z menu po lewej stronie. Jeśli menu nie jest widoczne, naciśnij ≡.
Jeśli logujesz się z aplikacji
Zaloguj się, jeśli jest to wymagane.
Z menu ≡ wybierz Rejestr, a następnie Klienci.
Wybierz typ klienta, którego chcesz wprowadzić
Wybierz + Dodaj nowe. Otworzy się okno Dodaj nowego klienta, w którym można wprowadzić jego dane. Zacznij od wybrania rodzaju klienta spośród dostępnych opcji:
- Firma/własna działalność gospodarcza,
- Osoba fizyczna,
- Sektor publiczny.
Wyświetlane pola zmieniają się w zależności od wybranej opcji. W kolejnych sekcjach znajdują się szczegółowe informacje.
Jeśli chcesz, wpisz również Kod kontaktu, tj. unikalny kod dla tego klienta, który pomoże Ci go wyszukać i uwzględnić na fakturze.
Firma/własna działalność gospodarcza lub Sektor publiczny
W przypadku wyboru tego typu klienta należy wypełnić następujące pola:
Dane rejestracyjne
Sekcja zawiera dane podatkowe firmy lub osoby prowadzącej własną działalność gospodarczą. Uzupełnij najpierw pola:
- Kraj,
- NIP.
Wprowadzając nowego klienta, po wprowadzeniu numeru NIP, system przeprowadzi weryfikację:
- jeżeli klient jest już zarejestrowany w Rejestrze, możesz zmienić istniejący rekord, unikając tworzenia nowego. Jeśli zdecydujesz się zignorować podpowiedź, możesz kontynuować rejestrację.
- Jeśli NIP jest polski, nazwa firmy i adres siedziby wynikający z przeglądania listy podatników VAT, automatycznie wypełniając pola. Jeśli zdecydujesz się zignorować podpowiedź lub system nie zwróci wyniku, możesz wypełnić te pola ręcznie.
Następnie wybierz z rozwijanego menu, czy chcesz podać Nazwę firmy, czy Imię i nazwisko, i w kolejnych polach wpisz wymagane dane.
Opcjonalny Numer EORI to unikalny w skali Unii Europejskiej numer rejestracyjny i identyfikacyjny przedsiębiorcy nadawany przez organ celny firmie lub osobie fizycznej na potrzeby importu i eksportu towarów.
Adres prawny/fakturowania
Wprowadź adres siedziby klienta i, jeśli chcesz, adres prowadzenia działalności. Jeśli oba adresy są takie same, zaznacz opcję Taki sam jak adres prawny, a system skopiuje dane siedziby do pola adresu prowadzenia działalności.
Jeśli wpiszesz polski Kod pocztowy, pole związane z miastem zostanie wstępnie wypełnione, a zmiana lub usunięcie kodu spowoduje uaktualnienie powiązanego pola.
Dane kontaktowe
Numer telefonu, adres e-mail lub strona internetowa klientów są opcjonalne. W przypadku podania adresu e-mail zaznacz opcję: Przy przesyłaniu faktury jej kopia w formacie PDF zawsze zostanie wysłana pod podany adres.
W ten sposób przy wystawianiu faktury jej kopia grzecznościowa w formacie .PDF zostanie wysłana na wskazany adres. Sprawdź, czy podane adresy e-mail są prawidłowe. Możesz podać maksymalnie trzy adresy.
Informacje dodatkowe
W tej sekcji można wskazać metodę płatności, bank i walutę, które będą automatycznie wprowadzane w polach DANE PŁATNOŚCI na fakturach i dokumentach tworzonych dla tego klienta. Ponadto możesz dodać informacje o języku .pdf oraz wskazać miejsce docelowe transportu (pole widoczne po wykupieniu pakietu dodatkowego Dokumenty handlowe). Dane te będą automatycznie przypisane podczas tworzenia faktur lub innych dokumentów.
Osoba fizyczna
W przypadku wyboru tego typu klienta należy wypełnić następujące pola:
Dane rejestracyjne
Sekcja zawiera dane podatkowe firmy lub osoby prowadzącej własną działalność gospodarczą. Uzupełnij pola:
- Kraj,
- PESEL,
- Imię,
- Nazwisko.
Adres prawny/fakturowania
Wskaż adres siedziby swojego klienta.
Dane kontaktowe
Numer telefonu, adres e-mail lub strona internetowa klientów są opcjonalne. W przypadku podania adresu e-mail zaznacz opcję: Przy przesyłaniu faktury jej kopia w formacie PDF zawsze zostanie wysłana pod podany adres.
W ten sposób przy wystawianiu faktury jej kopia grzecznościowa w formacie .PDF zostanie wysłana na wskazany adres. Sprawdź, czy podane adresy e-mail są prawidłowe. Możesz podać maksymalnie trzy adresy.
Informacje dodatkowe
W tej sekcji można wskazać metodę płatności, bank i walutę, które będą już widoczne na fakturach tworzonych dla tego klienta w polach DANE PŁATNOŚCI.
Możliwe jest również określenie języka, w którym będą tworzone dokumenty PDF za pomocą opcji Język PDF oraz wprowadzenie miejsca docelowego transportu (pole widoczne po wykupieniu pakietu dodatkowego Dokumenty handlowe). Dzięki temu za każdym razem, gdy podczas tworzenia faktury lub innego dokumentu zostanie wybrany konkretny klient, język dla plików pdf oraz miejsce docelowe transportu zostaną ustawione automatycznie.
Podpowiedzi autouzupełniania
Aktywuj funkcję podpowiedzi w Ustawieniach > Utwórz fakturę, aby wyświetlać podpowiedzi podczas uzupełniania pól.
System oznaczy na czerwono wszelkie błędy wymagające poprawy.
Jak zaimportować listę klientów z pliku
Tylko dla PC
Panel fakturowania umożliwia masowe importowanie klientów za pośrednictwem plików CSV, XLS lub XLSX. W tej sekcji panelu znajduje się przycisk Importuj kontakty, po którego naciśnięciu otworzy się ekran umożliwiający przesłanie jednego dokumentu naraz. Zalecamy pobranie przykładowego szablonu i użycie go do utworzenia pliku. To znacznie upraszcza wprowadzanie danych. Pierwszy wiersz arkusza musi zawierać co najmniej te nagłówki kolumn:
Data
- Typ;
Dane rejestracyjne
- Kraj;
- Nazwa firmy;
- Imię;
- Nazwisko;
- Nr NIP/VAT;
- PESEL / Tax number;
- Numer EORIb
Adres prawny/fakturowania
- Kraj;
- Kod pocztowy;
- Miejscowość;
- Adres.
Limit rozmiaru pliku wynosi 5 MB, a podczas jednego przesyłania można wprowadzić maksymalnie 400 kontaktów. Po przesłaniu pliku system poprosi o dopasowanie pól na arkuszu do pól systemowych. Po zakończeniu naciśnij Kontynuuj.
W kolejnym kroku sprawdzasz poprawność formalną wprowadzonych danych, możesz poprawić ewentualne błędy, które wskaże Ci system w polach obowiązkowych. Jeśli tego nie zrobisz, klienci ci zostaną wykluczeni z importu. Jeśli nie poprawisz błędów w polach dodatkowych, klient nadal zostanie zaimportowany, ale bez tych informacji, które możesz uzupełnić później.
Dodaj klienta podczas tworzenia faktury lub innego dokumentu
Jeśli chcesz, możesz zapisać klienta w Rejestrze podczas tworzenia faktury. Wystarczy wybrać opcję Dodaj nowego klienta pod paskiem Szybkiego wyszukiwania klienta.
Otworzy się okno Dodaj nowego klienta, w którym możesz wprowadzić wszystkie dane zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym poradniku.
Na dole okna widnieje zaznaczona już opcja Zapisz do rejestru. Pozostaw opcję zaznaczoną i kliknij Zapisz, aby zapisać klienta w Rejestrze.