Jak uzyskać dostęp do menu Ustawienia
Jeśli łączysz się z komputera PC/Mac lub innego urządzenia stacjonarnego
Wejdź na stronę panel.fakturasmart.pl i zaloguj się, podając login i hasło.
Kliknij znajdującą się u góry ikonę ⚙️.
Jeśli logujesz się z aplikacji
Zaloguj się, jeśli jest to wymagane.
Naciśnij ≡ i wybierz Ustawienia.
Aby znaleźć konkretną sekcję, wpisz odpowiednią frazę w pole Szukaj na górze strony.
Ogólne
Język
W tej sekcji możesz ustawić preferowany język, wybierając polski (wartość domyślna) lub angielski.
Zabezpiecz swoją aplikację
Tylko dla aplikacji
W tej sekcji możesz zdecydować, czy skonfigurować te same zabezpieczenia, które są już stosowane na komputerze.
Zabezpieczenia
W tej sekcji możesz aktywować kontrolę bezpieczeństwa, która powiadomi Cię o dodaniu nowego banku i o zmianie numeru IBAN banku zapisanego w panelu. Otrzymasz kod weryfikacyjny e-mailem, za pomocą którego potwierdzisz zmianę.
Aby to zrobić, zmień status na Aktywny; alternatywnie możesz wybrać Nieaktywny.
Jeśli adres e-mail jest nieprawidłowy lub nie jest już dostępny, naciśnij Edytuj kontaktowy adres e-mail, aby zmienić go ze Strefy klienta.
Dokumenty handlowe
W tej sekcji możesz zdecydować, kiedy wygaśnie Twoja oferta.
Preferencje plików cookie
Tylko dla PC
W tej sekcji możesz skonfigurować swoje preferencje dotyczące plików cookie w panelu rozliczeniowym i zapoznać się z naszą polityką korzystania z plików cookies.
Zarządzanie kontaktami
W tej sekcji możesz ustawić preferencje dotyczące zarządzania bazą danych klientów i dostawców. Wybierz opcję Automatyczne twórz i zapisuj nowe wpisy dla sprzedawców, którzy nie znajdują się jeszcze w bazie danych po otrzymaniu ich faktur i naciśnij Zapisz.
Utwórz fakturę
Połączenie z KSeF
W tej sekcji należy wprowadzić token lub certyfikat, aby połączyć się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Token KSeF
Szczegółowe informacje dotyczące wprowadzenia tokenu znajdziesz w poradniku o tym, jak komunikować się z systemem KSeF.
Certyfikat
Jeśli chcesz połączyć się z systemem KSeF za pomocą certyfikatu, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
- Zaloguj się do portalu KSeF, a następnie przejdź do sekcji Certyfikaty i wybierz opcję Wnioskuj o certyfikat.
- Wygeneruj klucz prywatny (.key) wraz z hasłem. Plik zostanie automatycznie zapisany w domyślnym folderze pobierania Twojej przeglądarki. Zadbaj o bezpieczne przechowanie klucza prywatnego, ponieważ nie będzie możliwości jego ponownego pobrania.
- Następnie wypełnij i wyślij wniosek o certyfikat oraz pobierz certyfikat w formacie .crt. Podczas składania wniosku wybierz cel Uwierzytelnienie w systemie KSeF.
- W kolejnym kroku załaduj pobrany plik klucza prywatnego (.key) i wpisz hasło ustawione podczas jego generowania.
- Na zakończenie załaduj pobrany certyfikat w formacie .crt.
Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w tym przewodniku wideo.
Formatowanie dokumentu
W tej sekcji możesz tworzyć, edytować i zarządzać formatami dokumentów oraz zmieniać ich ustawienia domyślne.
Aby utworzyć nowy format dokumentu kliknij przycisk + Dodaj nowe, wybierz typ faktury, typ dokumentu i typ klienta. Następnie określ format numeracji, opis, rok i przypisz odpowiednie informacje do sekcji zgodnie z własnymi preferencjami. Na koniec kliknij Zapisz.
Aby edytować wprowadzony już format dokumentu, naciśnij ikonę ... w kolumnie Operacje i wybierz opcję Edytuj.
Jeśli chcesz usunąć istniejący format dokumentu, wybierz ikonę ... w kolumnie Operacje i kliknij przycisk Usuń.
Opcje Edytuj i Usuń nie są dostępne dla formatów dokumentów, będących już w użyciu.
Aby zmienić domyślne formaty przypisane do konkretnych dokumentów, skorzystaj z opcji Zmień wartości domyślne, następnie wybierz odpowiednią zakładkę (faktura elektroniczna/faktura), w której chcesz wprowadzić zmiany, a na koniec wybierz typ sektora i typ formatu.
Waluta
W tej sekcji możesz wybrać walutę dla ceny produktów i usług pomiędzy złotym (PLN), wartością domyślną, i euro (EUR).
Cena brutto/netto
W tej sekcji możesz wybrać, czy na fakturach mają być wyświetlane ceny netto (wartość domyślna), czy brutto.
Autouzupełnianie
W tej sekcji możesz wybrać, czy chcesz włączyć, czy wyłączyć automatyczne podpowiedzi autouzupełniania pól.
Kliknij przełącznik, aby zmienić ustawienie.
Profil fakturowania
Dostawca
W tej sekcji możesz podać wszystkie dane usługodawcy, który jest wskazany na wystawionych fakturach.
Kraj i NIP są ustawione domyślnie i nie podlegają zmianie.
Możesz wprowadzić takie dane, jak Dane biznesowe i podatkowe, Dane kontaktowe, Adres prawny/fakturowania i Adres prowadzenia działalności.
Dane, które nie zostały oznaczone jako opcjonalne, są obowiązkowe.
Preferencje podatkowe
Sposób zapłaty VAT
W tej sekcji możesz wybrać dany mechanizm naliczania podatku VAT. Po aktywowaniu tej funkcji wybrana opcja zostanie ustawiona jako domyślna dla wszystkich przyszłych faktur.
Personalizacja
Opcje PDF
Tylko dla PC
W tej sekcji można dostosować pliki PDF faktur, wstawiając na przykład twoje Logo.
W następnym kroku możesz ustawić język plików pdf, który zostanie przypisany automatycznie podczas procesu tworzenia faktury. Możesz wybrać język angielski lub polski.
Ponadto możliwe jest również wybranie, czy na fakturze ma być wyświetlane pole Kolumna kodu produktu. W przypadku wybrania opcji Tak w dokumencie zostanie wyświetlona kolumna kodu z unikalnym kodem przypisanym do produktu. Jeśli jednak żaden z produktów na fakturze nie ma przypisanego kodu, nie będzie on widoczny.
Na koniec można wybrać, czy ma być wyświetlana sekcja Przypis. Jeśli wybierzesz Tak, możesz zdecydować, czy przypis będzie taki sam dla wszystkich dokumentów, czy różny w zależności od typu dokumentu. Następnie należy wprowadzić tekst do wyświetlenia i zdecydować, czy notatki mają być widoczne tylko na ostatniej stronie pliku PDF, czy na wszystkich stronach. Tekst wprowadzony w ustawieniach będzie obecny na wszystkich tworzonych fakturach, ale można go edytować ręcznie dla każdej faktury.
Powiadomienia i przypomnienia
Powiadomienia e-mail
W tej sekcji możesz:
- podać adres e-mail, na który chcesz otrzymywać powiadomienia o usługach, np. akceptację lub odrzucenie faktur przez KSeF;
- włączyć alert do wysyłania i odbierania faktur.
Jeśli włączysz opcję Przesyłanie faktur i Odbieranie faktur, możesz określić, czy chcesz otrzymywać powiadomienia o każdym pojedynczym zdarzeniu, czy raporty okresowe. W tym drugim przypadku otrzymasz powiadomienia pogrupowane w jeden e-mail, możesz wybrać wysyłkę dzienną, tygodniową lub miesięczną. Po przekroczeniu 20 zdarzeń wyślemy Ci raport, nawet jeśli ustawiony przez Ciebie okres jeszcze się nie skończył.
Przypomnienia o fakturach
Aktywuj tę opcję, jeśli chcesz włączyć automatyczne przypomnienia powiadamiające klientów o zbliżających się lub zaległych ratach oraz terminach płatności faktur.
Z rozwijanej listy Liczba przypomnień wybierz, ile przypomnień chcesz wysłać (maks. 3). Dodatkowo dla każdego przypomnienia możesz ustawić:
Dni – ile dni przed lub po terminie wymagalności płatności ma zostać wysłane przypomnienie (np. 7 dni).
Przed/Po – określ, czy przypomnienie ma zostać wysłane:
przed terminem płatności,
po terminie płatności.
Jeśli chcesz, aby w wiadomości znajdowała się kopia faktury, zaznacz opcję Załącz kopię w PDF. Kliknij przycisk Klienci wyłączeni z powiadomień, aby wybrać klientów, którym przypomnienia nie będą wysyłane. W przypadku braku konfiguracji własnego serwera SMTP w sekcji Niestandardowa konfiguracja poczty e-mail przypomnienia będą wysyłane z domyślnego adresu e-mail noreply@fatturazioneelettronica.aruba.it w standardowym szablonie.
Powiadomienia z kalendarza
W tej sekcji możesz skonfigurować powiadomienia e-mail o nadchodzących wydarzeniach zapisanych w kalendarzu. Ustaw e-mail, na który chcesz otrzymywać powiadomienia, uaktywnij wydarzenia, którymi jesteś zainteresowany, wybierz liczbę przypomnień oraz określ moment pierwszego przypomnienia. Po dostosowaniu wszystkich opcji kliknij Zapisz.