Czym jest faktura ustrukturyzowana
Faktury ustrukturyzowane to nowoczesne rozwiązanie, które zrewolucjonizuje proces fakturowania w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku będą obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Wdrożenie jednolitego standardu XML, wsparcie w postaci bezpłatnych narzędzi oraz planowane aplikacje mobilne czynią e-fakturę kluczowym elementem transformacji cyfrowej w polskich przedsiębiorstwach. Dzięki wprowadzeniu jednolitego formatu oraz systemu KSeF, przedsiębiorcy zyskają większą efektywność i bezpieczeństwo w obiegu dokumentów, a administracja podatkowa będzie mogła skuteczniej kontrolować rozliczenia. Już teraz warto rozpocząć przygotowania, by płynnie przejść na nowy standard fakturowania i w pełni wykorzystać jego potencjał. Przejście na faktury ustrukturyzowane przynosi szereg korzyści, zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej. Dane przesyłane automatycznie zmniejszają ryzyko nieścisłości, a faktury w formacie XML można łatwo zaimportować do systemów księgowych, co przyspiesza procesy księgowe i rozliczeniowe. Dodatkowo, faktury są przechowywane w systemie KSeF, co eliminuje ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia.
Faktura ustrukturyzowana to nowoczesny format fakturowania, który wkrótce stanie się standardem w Polsce. Jest to rodzaj faktury elektronicznej, przesyłanej i odbieranej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kluczową cechą tych faktur jest ich określona struktura danych, która pozwala na automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne. Dzięki temu dokumenty te są bardziej efektywne w obiegu gospodarczym, zmniejszając ryzyko błędów oraz czasochłonność ręcznego wprowadzania danych.
Dlaczego wprowadzono faktury ustrukturyzowane?
Wprowadzenie tego rozwiązania ma kilka głównych celów:
Uproszczenie procesu fakturowania – jednolity format ułatwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur.
Zwiększenie transparentności – dostęp organów podatkowych do faktur w czasie rzeczywistym pozwala na skuteczniejsze kontrole i walkę z oszustwami podatkowymi.
Automatyzacja procesów księgowych – minimalizacja błędów wynikających z manualnego wprowadzania danych.
Przyspieszenie obsługi faktur – automatyczne przesyłanie danych redukuje czas potrzebny na weryfikację i przetwarzanie dokumentów.
Korzyści z faktur ustrukturyzowanych
Przejście na faktury ustrukturyzowane przynosi szereg korzyści, zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej. Dane przesyłane automatycznie zmniejszają ryzyko nieścisłości, a faktury w formacie XML można łatwo zaimportować do systemów księgowych, co przyspiesza procesy księgowe i rozliczeniowe. Dodatkowo, faktury są przechowywane w systemie KSeF, co eliminuje ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia. Jednocześnie przy tym organy podatkowe mają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym, co usprawnia kontrole i ogranicza oszustwa podatkowe. Mniej papierowych dokumentów oznacza też oszczędności dla przedsiębiorców.
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić za pomocą komercyjnego oprogramowania finansowo-księgowego, które współpracuje z KSeF poprzez interfejs API. Można ją także wystawić poprzez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF. Ponadto, Ministerstwo Finansów planuje udostępnić aplikację mobilną, która pozwoli na wystawianie i zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi z dowolnego miejsca.
Faktura ustrukturyzowana w praktyce
Faktury ustrukturyzowane to dokumenty w standardowym formacie XML, zawierające wszystkie niezbędne informacje dotyczące transakcji. Ich kluczową cechą jest możliwość automatycznego przetwarzania przez różne systemy księgowe, co pozwala na szybkie wystawianie i odbieranie dokumentów, bezproblemowe archiwizowanie faktur w jednym miejscu, a także integrację z systemami ERP i księgowymi za pomocą API.
Faktura ustrukturyzowana zawiera trzy rodzaje pól: pola obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne. Pierwsze z nich, pola obligatoryjne są to elementy wymagane przepisami prawa, które muszą być zawsze wypełnione, aby faktura była zgodna z regulacjami. Przykłady pól obligatoryjnych to:
Dane sprzedawcy i nabywcy: NIP, pełna nazwa, adres.
Informacje o fakturze: data wystawienia, unikalny numer faktury.
Szczegóły transakcji: rodzaj towaru lub usługi, stawka VAT, kwota brutto i netto.
Dane dotyczące płatności: termin płatności, metoda płatności.
W przypadku pól opcjonalnych ich wypełnienie jest konieczne tylko w określonych sytuacjach, np. gdy podatnik zaznaczy określoną opcję. Przykłady to zwolnienia z VAT (w przypadku korzystania ze zwolnienia należy wskazać podstawę prawną), korekty faktury czy też inne specjalne oznaczenia (np. transakcje związane z odwrotnym obciążeniem).
Ostatnie, czyli pola fakultatywne są w pełni dobrowolne i zależą od potrzeb wystawcy faktury. Mogą być wykorzystane do uzupełnienia dodatkowych informacji, zależnych od sytuacji i rodzaju transakcji. Warto także w tym miejscu wspomnieć, że ostatni projekt nowelizacji przewiduje również możliwość dołączania załączników do faktur wystawianych w KSeF. Wcześniej nie było to bowiem możliwe. Funkcja ta zwiększy elastyczność systemu, umożliwiając przedsiębiorcom przekazywanie dodatkowych dokumentów, np. specyfikacji dostaw czy umów, w sposób bardziej zintegrowany. Dodatkowo, dzięki temu obieg dokumentów stanie się bardziej przejrzysty i efektywny.
Czas na zmiany
Do momentu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie testować nowy system. Okres przejściowy daje firmom czas na dostosowanie systemów księgowych do obsługi formatu XML, przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z KSeF, jak również wdrożenie odpowiednich procedur związanych z obiegiem dokumentów elektronicznych.
Należy przy tym jednak pamiętać, że przedsiębiorstwa generujące znaczną liczbę faktur muszą przygotować swoje systemy na obsługę dużych wolumenów danych. Nowe przepisy wymagają bowiem przechowywania zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych. Przeanalizowanie możliwości technicznych przedsiębiorstwa staje się priorytetem, aby uniknąć opóźnień w obiegu dokumentów i zapewnić zgodność z regulacjami. Warto także uwzględnić aspekty związane z bezpieczeństwem danych, ponieważ wszystkie dokumenty będą przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów.
Wdrażanie nowych przepisów warto rozpocząć od dokładnej analizy potrzeb technologicznych i merytorycznych. Pomoc profesjonalnych doradców, którzy dostarczają narzędzia do integracji z KSeF oraz oferują wsparcie w zakresie optymalizacji procesów może znacząco ułatwić przejście na nowe standardy. Niezależnie od tego, jak obecnie przebiega proces fakturowania w firmie, istnieją rozwiązania umożliwiające jego modernizację i dostosowanie do wymogów KSeF. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą nie tylko spełnić nowe wymogi, ale również skorzystać z okazji do poprawy efektywności działania.
Faktury ustrukturyzowane – przygotuj się już dziś!
Faktury ustrukturyzowane to nowoczesne rozwiązanie, które zrewolucjonizuje proces fakturowania w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku będą obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Wdrożenie jednolitego standardu XML, wsparcie w postaci bezpłatnych narzędzi oraz planowane aplikacje mobilne czynią e-fakturę kluczowym elementem transformacji cyfrowej w polskich przedsiębiorstwach. Dzięki wprowadzeniu jednolitego formatu oraz systemu KSeF, przedsiębiorcy zyskają większą efektywność i bezpieczeństwo w obiegu dokumentów, a administracja podatkowa będzie mogła skuteczniej kontrolować rozliczenia. Już teraz warto rozpocząć przygotowania, by płynnie przejść na nowy standard fakturowania i w pełni wykorzystać jego potencjał.
