Faktura elektroniczna i KSeF jaki format wybrać - PDF, XML czy skanowanie?
Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma obowiązkowy format XML zgodny ze standardem FA(2). Wybór między PDF, XML a skanowaniem zależy od celu wykorzystania faktury. XML zapewnia pełną zgodność z KSeF i to po prostu najlepszy wybór dla automatyzacji. PDF jest użyteczny w komunikacji wizualnej, ale niezgodny z KSeF. Może być jednak wykorzystywany do przesyłania faktur w obrocie gospodarczym, jeśli nie zachodzi obowiązek przesyłania przez KSeF. Natomiast skanowanie jest dobre dla archiwizacji, ale niepraktyczne w księgowości. Skan faktury papierowej nie jest wystarczający, aby spełnić wymagania KSeF, ponieważ nie zawiera odpowiedniej struktury danych. Wobec tego firmy powinny skupić się na integracji swoich systemów ERP z KSeF i wdrożeniu obsługi formatu XML, aby sprostać wymaganiom nowoczesnej księgowości i obowiązującym przepisom. W kontekście KSeF, dla pełnej zgodności z przepisami, format XML jest niezbędny, a pozostałe formaty, takie jak PDF czy skany, mogą być stosowane tylko w określonych sytuacjach, poza systemem e-Faktur.
E-faktura, jako forma dokumentowania transakcji sprzedaży, zyskuje na popularności w Polsce. Z jednej strony, przepisy prawa nie narzucają podatnikom jednoznacznego formatu e-faktury, ale z drugiej strony, w kontekście KSeF, wymogi te są ściśle określone. Jakie formaty mogą być stosowane w praktyce? Czy wystarczy format PDF, a może konieczne jest korzystanie z XML lub skanów?
Faktury ustrukturyzowane i ich format
W ostatnich czasach zmiany projektu ustawy o KSeF wprowadziły odroczenia terminów wdrożenia KSeF dla niektórych mikroprzesiębiorców, jeśli spełniają oni odpowiednie warunki (obowiązek dla pozostałych podatników VAT też jest przesunięty i wchodzi w życie od 1 kwietnia 2026 r., a od 1 lutego 2026 r. muszą go stosować tylko podatnicy spełniający kryterium obrotu). Wprowadzenie tych odroczeń miało na celu m.in. zmniejszenie presji czasowej. Przedsiębiorcy zyskują dodatkowe miesiące na dostosowanie systemów księgowych, płatności i procedur. Wydłużenie okresu dostosowawczego pozwala firmom uniknąć konsekwencji za brak realizacji obowiązków związanych z KSeF. Zmiany te umożliwiają także bardziej płynne przejście do nowych regulacji, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą mieć trudności z szybkim dostosowaniem swoich systemów. Mimo tych odroczeń, wiele osób zastanawia się już nad tym, w jaki sposób będzie musiało wprowadzić KSeF w swojej firmie – a także w jakim formacie będzie mogło przesyłać faktury – czy może być to skan albo PDF czy też wymagany jest XML?
Tutaj wskazać należy, że faktura przesyłana przez podatnika w ramach Krajowego Systemu e-Faktur musi być zgodna z obowiązującym wzorem struktury logicznej e-Faktury, która jest opublikowana przez ustawodawcę. Dla systemu KSeF aktualnie obowiązuje struktura FA(2), która jest formatem XML. Jest to format ściśle określony przez przepisy, umożliwiający automatyczne przesyłanie i przetwarzanie faktur w systemach komputerowych.
Zgodnie z przepisami faktura ustrukturyzowana, obsługiwana w ramach Krajowego Systemu e-Faktur przyjmuje zatem format XML zgodny z określoną strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Struktura ta jest publikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Warto tutaj bowiem pamiętać, że w KSeF jedynym akceptowalnym formatem jest XML - to kluczowy wymóg, który różni e-Fakturę od tradycyjnych dokumentów przesyłanych w formatach takich jak PDF czy skany.
Dlaczego XML w KSeF?
XML to format idealnie dopasowany do wymagań systemów elektronicznych, takich jak KSeF. XML zawiera dane w uporządkowanej formie zgodnej z określoną strukturą, co pozwala na łatwe przetwarzanie i interpretację przez systemy komputerowe. Wszystkie informacje, takie jak dane sprzedawcy, nabywcy, szczegóły transakcji czy wartości podatkowe, są precyzyjnie określone w standardzie FA(2).
Co więcej, format XML umożliwia integrację z systemami ERP, co pozwala na automatyczne wprowadzanie danych bez potrzeby ręcznego przepisywania. Dzięki temu unika się błędów, oszczędza czas i poprawia efektywność procesów księgowych. Jednolity standard gwarantuje także, że wszystkie faktury są zgodne z wymogami prawnymi i możliwe do odczytania w tym samym formacie. Zabezpieczenie danych w XML zmniejsza zaś ryzyko manipulacji i zwiększa przejrzystość.
PDF, XML czy skanowanie – co wybrać?
Pierwszy z nich, czyli PDF to popularny format w tradycyjnej wymianie faktur elektronicznych. PDF jest czytelny dla użytkowników i można go łatwo przesłać e-mailem. Może być wzbogacony o wizualną formę faktury, która odpowiada standardowym oczekiwaniom odbiorcy. Format PDF jest jednym z najpopularniejszych formatów faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym. Faktura w formacie PDF może być wysyłana za pośrednictwem e-maila lub przesyłana za pomocą aplikacji mobilnych, jak potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 czerwca 2018 r. (sygn. 0115-KDIT1-3.4012.227.2018.2.APR). W tej interpretacji stwierdzono, że faktura wysłana w formie PDF za pomocą aplikacji mobilnej może być uznana za e-fakturę.
PDF ma jednak swoje wady - systemy księgowe nie są w stanie automatycznie przetwarzać zawartości pliku PDF. Ponadto, PDF nie spełnia przy tym wymagań KSeF – nie jest akceptowany jako format faktury ustrukturyzowanej w systemie. Istnieje przy nim też konieczność ręcznego wprowadzania danych lub wykorzystania technologii OCR (rozpoznawania tekstu), która bywa zawodna.
Druga opcja, czyli XML to jedyny akceptowalny format w KSeF. Jak zostało wspomniane, charakteryzuje go ustrukturyzowana forma – dane są w pełni zrozumiałe dla systemów automatyzujących procesy księgowe. Zapewnia on też zgodność z wymogami prawnymi i standardami KSeF i posiada możliwość integracji z ERP – faktury XML można bezpośrednio wczytać do systemu księgowego, eliminując ręczne wprowadzanie. Ma on przy tym także swoje wady – np. brak wizualnej reprezentacji faktury. Dokument XML jest trudny do odczytania bez odpowiednich narzędzi wizualizacyjnych. Jednakże, struktura FA(2), która jest obecnie obowiązująca, zapewnia, że faktura zawiera wszystkie niezbędne dane w określonej formie, co pozwala na automatyczne przesyłanie i weryfikację faktur.
Trzeci wariant, tzn. skanowanie odnosi się do digitalizacji faktur papierowych poprzez zapisanie ich w formie obrazów lub plików PDF. W tym wypadku istnieje możliwość archiwizacji papierowych dokumentów w formie cyfrowej, a skan może być czytelny wizualnie dla człowieka. Jego wadą jest jednak brak struktury danych – faktury w formie obrazów nie nadają się do automatycznego przetwarzania. Istnieje przy tym wysokie ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych, a sam skan nie jest akceptowany przez KSeF jako format e-Faktury.
Skanowanie faktur papierowych jest zatem alternatywą dla faktury elektronicznej, jednak z punktu widzenia KSeF nie spełnia wymagań dla faktury ustrukturyzowanej. Skan faktury papierowej (np. w formacie PDF) może być użyty do celów archiwalnych, ale nie stanowi prawnej wersji faktury przesyłanej w systemie KSeF.
Co wybrać?
Jeśli firma chce zachować zgodność z KSeF, jedynym wyborem jest XML. PDF i skanowanie mogą być przydatne jedynie jako uzupełnienie, np. w celu archiwizacji lub komunikacji wewnętrznej. Niemniej jednak, aby w pełni wykorzystać możliwości nowoczesnych systemów księgowych i automatyzacji, XML jest formatem przyszłości.
Tylko XML w KSeF
Reasumując, faktura ustrukturyzowana w KSeF ma obowiązkowy format XML zgodny ze standardem FA(2). Wybór między PDF, XML a skanowaniem zależy od celu wykorzystania faktury. XML zapewnia pełną zgodność z KSeF i to po prostu najlepszy wybór dla automatyzacji. PDF jest użyteczny w komunikacji wizualnej, ale niezgodny z KSeF. Może być jednak wykorzystywany do przesyłania faktur w obrocie gospodarczym, jeśli nie zachodzi obowiązek przesyłania przez KSeF. Natomiast skanowanie jest dobre dla archiwizacji, ale niepraktyczne w księgowości. Skan faktury papierowej nie jest wystarczający, aby spełnić wymagania KSeF, ponieważ nie zawiera odpowiedniej struktury danych.
Wobec tego firmy powinny skupić się na integracji swoich systemów ERP z KSeF i wdrożeniu obsługi formatu XML, aby sprostać wymaganiom nowoczesnej księgowości i obowiązującym przepisom. W kontekście KSeF, dla pełnej zgodności z przepisami, format XML jest niezbędny, a pozostałe formaty, takie jak PDF czy skany, mogą być stosowane tylko w określonych sytuacjach, poza systemem e-Faktur.
