Faktura elektroniczna, od kiedy będzie obowiązkowa i dla kogo
Faktury ustrukturyzowane wystawiane w systemie KSeF to krok w kierunku cyfryzacji i automatyzacji polskiego systemu podatkowego. Choć obecnie korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne, w przyszłości stanie się ono obowiązkowe, a niedostosowanie się do nowych przepisów będzie surowo karane. Przedsiębiorcy powinni już teraz zacząć przygotowywać swoje systemy i procedury do korzystania z KSeF, aby uniknąć problemów w momencie wprowadzenia obligatoryjności systemu. KSeF to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa procesów fakturowania w firmach. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania, w tym dostosowania oprogramowania księgowego do wymogów systemu (obsługa formatu XML, integracja z KSeF przez API), przeszkolenia pracowników w zakresie nowych zasad wystawiania i odbierania faktur, a także sprawdzenia infrastruktury IT, w szczególności dla dużych podmiotów, które jako pierwsze będą musiały spełnić wymogi KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich płatników VAT, zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jak i osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej. Oznacza to, że każda osoba fizyczna zarejestrowana jako podatnik VAT będzie zobowiązana do wystawiania faktur w formie elektronicznej w systemie KSeF.
Terminy wprowadzenia obowiązku i zakres transakcji objętych KSeF
Terminy dotyczące KSeF prezentują się następująco:
1 lutego 2026 r. – Obowiązek dotyczy podatników VAT o obrotach przekraczających 200 mln zł rocznie.
1 kwietnia 2026 r. – Obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT, w tym osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Trzeba przy tym jednak pamiętać, że obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w KSeF dotyczy transakcji B2B, czyli między podatnikami VAT. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupów na użytek prywatny, są traktowane jako faktury konsumenckie (B2C). W aktualnym modelu KSeF faktury B2C są wyłączone z obowiązkowego wystawiania w KSeF. Rozważane jest umożliwienie dobrowolnego wystawiania faktur konsumenckich w KSeF, co jest przedmiotem analiz i konsultacji legislacyjnych.
Aby określić czy faktura powinna być wprowadzona do KSeF, podatnik musi rozróżnić czy nabywca jest: podatnikiem VAT (transakcja B2B – obowiązkowa w KSeF), czy konsumentem (transakcja B2C – wyłączona z KSeF).
Nie wszyscy podatnicy VAT posiadają numer NIP (np. osoby prowadzące działalność nierejestrowaną). Tym samym kryterium posiadania NIP nie zawsze jest wystarczające. Obecnie brak jednoznacznych wytycznych, które pozwalają skutecznie odróżnić podatnika od konsumenta w takich przypadkach. Na gruncie obecnych regulacji uznaje się, że podanie numeru NIP przy zakupie wskazuje na cel biznesowy transakcji, co kwalifikuje fakturę do systemu KSeF.
W razie braku numeru NIP transakcję traktuje się jako B2C, jednak w praktyce może dochodzić do sytuacji, gdy podatnik VAT świadomie nie podaje NIP, aby zakupić towar/usługę na cele prywatne. W takich przypadkach wystawienie faktury poza KSeF będzie dopuszczalne.
Osoby fizyczne zarejestrowane jako podatnicy VAT otrzymują automatyczne uprawnienie właścicielskie do korzystania z KSeF. Autoryzacja w systemie możliwa jest za pomocą podpisu zaufanego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera NIP i PESEL, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA, aby przypisać podpis do danego podatnika. Zawiadomienie ZAW-FA służy zgłoszeniu jednej osoby fizycznej o najszerszym zakresie uprawnień (np. nadawanie uprawnień, odbieranie uprawnień, dostęp do faktur i ich wystawianie). Kolejne osoby o takim zakresie uprawnień mogą być zgłaszane elektronicznie przez osobę wcześniej uprawnioną.
Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, mogą korzystać z KSeF bez dodatkowych zgłoszeń. W pozostałych przypadkach konieczne jest wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do działania w KSeF za pomocą zawiadomienia ZAW-FA.
Warto przy tym pamiętać, iż jeśli podatnik (niebędący osobą fizyczną) niespodziewanie zakończy współpracę z osobą zgłoszoną w ZAW-FA i nie wyznaczono wcześniej innej osoby o najszerszym zakresie uprawnień, istnieje możliwość zgłoszenia nowej osoby za pomocą kolejnego zawiadomienia ZAW-FA. Zapewnia to ciągłość obsługi KSeF.
Wskazania wymaga także, że aby osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury w KSeF, nie jest wymagane zakładanie przez nią konta w systemie. Wystarczy, że podatnik nada tej osobie stosowne uprawnienie za pomocą API KSeF lub innych przewidzianych środków. Osoba uprawniona będzie mogła działać w imieniu podatnika po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod określonych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów, takich jak: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, e-dowód.
Wyjątki od obowiązku wprowadzenia faktur do KSeF
Dodatkowo, niektóre rodzaje faktur oraz dokumentów zostały wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF. Należą do nich:
Bilety spełniające funkcję faktury (np. bilety autostradowe),
Faktury wystawiane w ramach procedury OSS i IOSS (dotyczące transakcji międzynarodowych),
Faktury zakupowe w transakcjach B2C,
Faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł, które są wyłączone do 1 stycznia 2025 roku,
Faktury z kas rejestrujących, które również są wyłączone do 1 stycznia 2025 roku.
Faktury związane z działalnością na zasadach OSS (One-Stop-Shop) i IOSS (Import One-Stop-Shop) oraz dokumenty sprzedaży wystawiane w relacji B2C pozostają zatem poza systemem KSeF. To oznacza, że przedsiębiorcy realizujący sprzedaż konsumencką nie będą zobowiązani do raportowania tych transakcji w systemie.
Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF oznacza konieczność:
Przystosowania systemów księgowych do integracji z KSeF,
Zapewnienia infrastruktury technicznej umożliwiającej wystawianie faktur elektronicznych,
Przestrzegania zasad dotyczących formatów i wymogów technicznych faktur.
Które osoby fizyczne skorzystają z KSeF?
Od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie osoby fizyczne będące płatnikami VAT będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w zakresie transakcji B2B. Wyłączenia dotyczą transakcji B2C oraz określonych rodzajów dokumentów (od 1 lutego
2026 r. obowiązek obejmie już podatników VAT, których roczne obroty przekroczą 200 mln PLN). Kluczowym elementem będzie dostosowanie do nowych wymogów technicznych, co może z kolei powodować konieczność skorzystania ze wsparcia od dostawców oprogramowania księgowego oraz dodatkowych szkoleń dla przedsiębiorców.
Obecnie faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na użytek prywatny są traktowane jako B2C i wyłączone z obowiązku korzystania z KSeF. Kluczowym kryterium rozróżnienia podatnika od konsumenta jest podanie numeru NIP przy zakupie. Trwają jednak analizy nad uproszczeniem i ujednoliceniem tych procedur w ramach kolejnych etapów legislacji.
