Wybierz opcję Nowy
Jeśli łączysz się z komputera PC/Mac lub innego urządzenia stacjonarnego
Wejdź na stronę panel.fakturasmart.pl i zaloguj się, podając login i hasło.
Wybierz opcję Nowy z menu po lewej stronie i potem Zamówienie zakupu. Jeśli menu nie jest widoczne, kliknij ≡.
Jeśli logujesz się z aplikacji
Zaloguj się, jeśli jest to wymagane.
Z menu ≡ wybierz Nowy > Zamówienie zakupu.
Wypełnij zamówienie zakupu
Pola obowiązkowe do wypełnienia:
- dane dokumentu,
- dane sprzedawcy,
- pozycje,
- dane płatności.
W przypadku braku wypełnienia tych pól zamówienie zakupu jest Niekompletne. Przy próbie wysłania takiego zamówienia system zwróci błąd i zaznaczy brakujące pola na czerwono.
Możesz zapisać zamówienie zakupu w statusie niekompletne i dokończyć je później. Taka zamówienie będzie widoczne w zakładce Zakupy w sekcji Zamówienie zakupu.
Pola nieobowiązkowe:
- zapłata za fakturę,
- załączniki,
- uwagi,
- przypisy.
Dane dokumentu
- Format: nie podlega edycji, dla zamówienia zakupu zawsze będzie POD.
- Data dokumentu: możesz ustawić bieżącą datę. Przejdź do ikony kalendarza, jeśli chcesz zmienić datę.
- Miejsce wystawienia (opcjonalnie): pole wstępnie wypełnione danymi wprowadzonymi w menu ⚙️ > Profil Fakturowania > Dostawca > Miejscowość, które można zmienić.
- Wymagana data realizacji (opcjonalnie): przejdź do ikony kalendarza, jeśli chcesz zmienić datę.
- Data wykonania usługi lub sprzedaży (opcjonalne): termin wykonania usługi, o której mowa w dokumencie. Może to być konkretna data lub okres, w którym następuje dostawa towarów, realizacja usług lub otrzymanie płatności. Wybierz Okres lub Dokładna data z menu rozwijanego.
- Data/okres: wpisz wprowadź datę lub okres wykonania usługi.
- Waluta: euro lub złoty. Pole jest domyślnie wypełnione zgodnie z ustawieniami określonymi w menu ⚙️ > Ustawienia > Utwórz fakturę > Waluta, ale można je zmienić.
- Nr porządkowy: system automatycznie nadaje kolejny numer porządkowy. Możesz zmienić ten numer, wybierając opcję Edytuj. System ostrzega, że: Wyłączono automatyczną numerację porządkową. Prosimy pamiętać, że numeracja dokumentów musi pozostać unikalna, sekwencyjna, zgodna z porządkiem chronologicznym oraz bez przerw w okresach podatkowych.
Pamiętaj, że jeśli korzystasz z edycji, podczas tworzenia następnego zamówienia system przypisze kolejny numer sekwencji po numerze ostatnio wysłanego zamówienia. Zwróć na to uwagę, aby uniknąć luk w numeracji.
Dane sprzedawcy
- Szybkie wyszukiwanie sprzedawcy: zacznij wpisywać Opis sprzedawcy lub Kod kontaktu zapisany w Rejestrze, aby wyświetlić tylko wyniki odpowiadające podanym kryteriom.
- Wyszukaj sprzedawcę: skorzystaj z tej opcji, jeśli nie pamiętasz Nazwy sprzedawcy ani Kodu kontaktu. Pojawi się lista, w której możesz wybrać sprzedawcę spośród ich wszystkich zapisanych w Rejestrze. Naciśnij Zaznacz.
- Dodaj nowego sprzedawcę: skorzystaj z tej opcji, jeśli kontakt nie widnieje jeszcze w Rejestrze. Otworzy się okno Dodaj nowego sprzedawcę, w którym możesz wprowadzić wszystkie dane zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym poradniku. Na dole okna widnieje zaznaczona już opcja Zapisz do rejestru.
- Odznacz sprzedawcę: służy do usunięcia zaznaczenia. Naciśnięcie przycisku spowoduje powrót do ekranu wyboru pokazanego w poprzednich sekcjach tego poradnika.
- Edytuj sprzedawcę: służy do zmiany danych sprzedawcy. Naciśnięcie przycisku spowoduje przejście do strony Edytuj sprzedawcę umożliwiającej zmianę i dodanie wybranych danych. Wybierz opcję Zapisz do rejestru, aby wprowadzić zmiany również w rejestrze sprzedawców. Jeśli tego nie zrobisz, zmiany będą miały zastosowanie tylko do danego dokumentu.
Pozycje
- Kod: wpisz kod produktu, jeśli został on wcześniej zapisany w Rejestrze.
- Opis: jeśli nie pamiętasz kodu lub nie jest on przypisany do produktu, Zacznij wpisywać Opis produktu wpisanego do Rejestru i z wyświetlonej listy wyników wybierz ten, który chcesz wstawić.
- Dodaj pozycje: wybierz tę opcję, jeśli nie pamiętasz, jaki Opis lub Kod ma dany produkt. Z pozycji na liście Zaznacz te, które Cię interesują, a następnie kliknij Dodaj pozycje.
Jeśli podczas tworzenia oferty chcesz zapisać pozycje w Rejestrze, wybierz Dodaj pozycje a następnie Dodaj nowe. Otworzy się okno Dodaj nową pozycję, w którym możesz wprowadzić wszystkie dane zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym poradniku.
Na dole okna widnieje zaznaczona już opcja Zapisz do rejestru. Pozostaw opcję zaznaczoną i kliknij Zapisz, aby zapisać produkt w Rejestrze.
W kolumnie Operacje, klikając ikonę ⋯ możesz edytować, zduplikować lub usunąć daną pozycję. Wybierając opcję Dodaj informacje o pozycji, istnieje możliwość oznaczenia pola Obejmuje towary lub usługi z Załącznika nr 15 (opcjonalne), wprowadzenia kwoty akcyzy, GTU lub klasyfikacji procedury.
Zapłata za fakturę, załączniki, uwagi
- Załączniki: Kliknij Załączniki, przełącz sekcję w tryb aktywny i wybierz plik, którego rozmiar nie przekracza 3.50 MB. Następnie wprowadź opis i potwierdź przyciskiem Zapisz.
Jeśli chcesz edytować istniejący załącznik, kliknij ikonę ⋯, wybierz Edytuj, wprowadź zmiany i zapisz. Aby usunąć plik, użyj tej samej ikony i wybierz Usuń.
Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz, aby je zatwierdzić, lub Anuluj, jeśli chcesz je odrzucić. - Uwagi: W sekcji Uwagi możesz wpisać powód wystawienia faktury.W oknie Uwagi przełącz sekcję na tryb aktywny, a następnie kliknij Dodaj uwagę i wpisz jej treść (maks. 200 znaków). Jeśli chcesz edytować istniejącą uwagę, kliknij ikonę ⋯ obok niej, wybierz Edytuj, wprowadź zmiany i zapisz. Aby usunąć uwagę, użyj tej samej ikony i wybierz Usuń.
Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz, aby je zatwierdzić, lub Anuluj, jeśli chcesz je odrzucić.
- Zapłata za fakturę: kliknij Zapłata za fakturę, przełącz sekcję w tryb aktywny i zaznacz, czy dla danej faktury wybierasz opcję Płatność standardowa, czy Płatność podzielona, a następnie potwierdź przyciskiem Zapisz. Pole zmieni status na Aktywny.
Mechanizm Płatności podzielonej stosowany jest w przypadku transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorstwami, dotyczących towarów lub usług wymienionych w nowym załączniku nr 15 do ustawy o VAT, gdy kwota pojedynczej transakcji przekracza 15 000 zł.
Dane płatności
W oknie Dodaj dane płatności lub Zmień dane płatności należy wypełnić lub edytować następujące pola:
- Płatność: wybierz metodę płatności spośród tych zapisanych w Rejestrze. W przypadku ustawienia płatności gotówką, kartą kredytową, czekiem lub przelewem bankowym po 30, 21, 14 lub 7 dniach jako płatności domyślnej, liczba rat wynosi 1 i nie podlega zmianie.
- Metoda płatności: pole jest wstępnie wypełnione danymi ustawionymi w menu Płatność.
- Bank: jeżeli pole jest aktywne (nie dotyczy płatności gotówką lub kartą kredytową), na liście zobaczysz banki zapisane w Rejestrze.
Jeśli dla danego klienta wprowadzonego do Rejestru wypełniono sekcję Informacje dodatkowe > + Metoda płatności, Bank, Waluta, przy wyborze tego klienta jako odbiorcy faktury Dane płatności zostaną wstępnie wypełnione danymi z Rejestru.
Możesz je pozostawić bez zmian lub edytować, korzystając z opcji Zmień dane płatności.
Przypisy
Domyślnie pole jest wypełnione zgodnie z ustawieniami w menu ⚙️ > Personalizacja > Opcje PDF. Możesz je jednak edytować.
W innym przypadku, aby dodać przypis, kliknij Dodaj w sekcji Przypisy. Wpisz treść przypisów w dostępnym polu tekstowym i naciśnij Zapisz przypisy. Możesz wybrać, czy przypisy mają być widoczne tylko na ostatniej stronie pliku PDF, czy na wszystkich stronach.
Zapisz i wyślij zamówienie zakupu
Aby wysłać zamówienie zakupu do sprzedawcy, wybierz opcję Zapisz i wyślij widoczną poniżej przypisów, a następnie wprowadzić adres e-mail sprzedawcy. Na koniec kliknij Wyślij wiadomość e-mail.
Opcje zapisu, podglądu i drukowania
- Zapisz: użyj tej opcji, jeśli chcesz zapisać zamówienie jako wersję roboczą. Zostanie ono wówczas wyświetlone w zakładce Zakupy w kategorii Zamówienia zakupu.
- Podgląd: opcja umożliwia zobaczenie dokumentu w trybie podglądu przed jego wysłaniem lub wydrukowaniem.
- Drukuj: użyj tej opcji, jeśli chcesz wydrukować dokument lub zapisać go w formacie .pdf.